Überwachung der Vertragsleistung; welche KPIs werde ich messen?

Sie werden bald Hunderte von Lieferanten haben, die Waren oder Dienstleistungen für Ihr Unternehmen liefern. Und jede verspätete Lieferung, jede Lieferung von schlechter Qualität oder jede Lieferung, die nicht den richtigen Preisvereinbarungen entspricht, wirkt sich auf die Leistung des Unternehmens, die Kundenzufriedenheit und die Einnahmen aus.

Daher ist es wichtig, die Vertragsleistung anhand von KPIs zu messen. Bei Verträgen ist es manchmal noch schwierig zu bestimmen, welche KPIs relevant sind, da sich die Verträge der Lieferanten stark voneinander unterscheiden. Sie können sich vorstellen, dass die Lieferzeit bei strategischen Gütern wichtiger ist als bei Routineprodukten wie z. B. Büromaterial.

Dennoch gibt es eine Reihe von KPIs, die Sie bei der Messung der Vertragsleistung als Standard verwenden können.

KPIs helfen Vertragsmanagern, den Fortschritt und die Ergebnisse von Verträgen zu messen. Richtig formulierte und optimal eingesetzte KPIs können daher einen erheblichen Einfluss auf die Endergebnisse haben. Im Allgemeinen sind die besten KPIs diejenigen, die „SMART“ formuliert sind: 

Spezifisch
Die Chance, spezifische Ziele zu erreichen, ist höher als bei allgemeinen Zielen. Bei der Formulierung eines spezifischen Ziels müssen Sie die Fragen „Wer ist beteiligt?“, „Was will ich erreichen?“, „Wann will ich es erreichen?“ und „Warum will ich es erreichen?“ beantworten. Ein Beispiel für ein allgemeines Ziel ist „Verbesserung der Produktivität innerhalb der Organisation“, ein konkretes Ziel ist „Einsparung von 300 Stunden pro Jahr durch Automatisierung der Vertragsverwaltung“.

Messbar
Wenn Sie wissen wollen, ob Ihr KPI messbar ist, fragen Sie sich: „Woran werde ich erkennen, dass das Ziel erreicht wurde? Ein messbares Ziel könnte zum Beispiel lauten: Bis zum 1. Februar 2025 werden unsere Vertragsmanager durch die Automatisierung der Vertragsverwaltung 300 Stunden pro Jahr im Vergleich zum Vorjahr eingespart haben.

Akzeptabel
Ist das Ziel akzeptabel und wie werden wir es erreichen? Annehmbare Ziele beschreiben die Verfahren und Instrumente, die zur Erreichung des Ziels eingesetzt werden. Im Falle des oben genannten Ziels ist das zum Beispiel der Kauf einer Software, die die Automatisierung des Vertragsmanagements erleichtert.

Ergebnisorientiert 
Wenn Sie ein klares Ergebnis vor Augen haben, fällt es Ihnen leichter, eine Strategie oder einen Plan zu entwickeln, der zur Erreichung des Ziels beiträgt. Man konzentriert sich mehr auf die Umsetzung der notwendigen Schritte, um das Ziel so schnell und effizient wie möglich zu erreichen.

Zeitgebunden
Ein Ziel sollte auf einen bestimmten (UND realistischen) Zeitrahmen festgelegt werden. Ohne dieses Element fehlt es an Dringlichkeit, und die Maßnahmen werden vorverlegt und aufgeschoben. Die Nennung eines konkreten Datums, bis zu dem das Ziel erreicht sein muss, hilft dabei, ergebnisorientiert und in realistischen Schritten auf das Ziel hinzuarbeiten.

Die Vertragseffizienz ist ein entscheidender Faktor für die Erhöhung der Gewinnspannen, denn je schneller ein Beschaffungsvertrag im Unternehmen genutzt wird, desto schneller werden Einsparungen erzielt. Leider ist der Vertragsverwaltungsprozess in Unternehmen oft alles andere als effizient. Indem Sie die Dauer des Vertragsprozesses untersuchen und die wichtigsten Trends in diesem Prozess aufdecken, erhalten Sie einen Einblick in die Effizienz von Verträgen und Prozessen. Sollte sich herausstellen, dass diese Prozesse derzeit ineffizient sind, geben Ihnen die Ergebnisse die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, die sich positiv auf das Unternehmen auswirken.

Der KPI „durchschnittliche Vertragsdauer“ gibt beispielsweise Aufschluss darüber, wie schnell Beschaffungsverträge abgeschlossen werden. Er ist der am häufigsten verwendete KPI zur Messung der Effizienz eines Vertragsmanagementprozesses. Eine kürzere durchschnittliche Vertragsdauer kann auf eine höhere Anzahl abgeschlossener Beschaffungsverträge hindeuten, was natürlich zu mehr Einsparungen und damit zu mehr Gewinn für das Unternehmen führt. Natürlich variiert die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und -verlängerung je nach Vertragsart, -struktur und -beteiligten.

Wenn Sie die Vertragseffizienz messen, werden Sie feststellen, dass Sie bei einem bestimmten Lieferanten oder in einer bestimmten Phase des Vertragsprozesses immer wieder auf ähnliche Probleme stoßen können. Der Schlüssel liegt dann darin, herauszufinden, wie Sie Anpassungen vornehmen können, um dieselben Fehler zu vermeiden.

Die Vertragseffektivität ist für ein erfolgreiches Vertragsmanagement unerlässlich. Wenn Sie KPIs für die Effektivität einrichten, ist es einfacher, Chancen zu erkennen und Ihre Zwischenziele zu erreichen. Zu den KPIs in diesem Bereich gehören:

Die Lieferanten, die tatsächlich einen Mehrwert schaffen, sind diejenigen, die sich konsequent an die vertraglichen Vereinbarungen halten. Ganz gleich, welche Waren oder Dienstleistungen ein Lieferant liefert, die Qualität ist immer ein wichtiger Faktor. 

Wenn Sie sich als Unternehmen nicht darauf verlassen können, dass ein Lieferant eine angemessene Leistung erbringt, wird dies natürlich kurzfristig zu Problemen führen. Fristen für die Lieferung eines Endprodukts müssen verschoben werden, weil beispielsweise die Qualität eines Halbfertigprodukts nicht den Anforderungen entspricht. Dies gefährdet unmittelbar die primären Geschäftsabläufe. 

Schlechte Qualität beeinträchtigt auch die langfristigen Ziele des Unternehmens. Daher ist es wichtig, die Erwartungen an die Qualität gegenüber den Lieferanten klar zu kommunizieren und Maßnahmen zu ergreifen, wenn die Qualität der gelieferten Dienstleistungen oder Waren schlecht oder minderwertig ist. 

Neben der Vereinbarung über die Qualität der Lieferungen sollten auch Fristen für die Lieferung von Dienstleistungen und Waren festgelegt werden. Die Qualität ist irrelevant, wenn die Waren einen Monat zu spät geliefert werden. Eine konsistente und pünktliche Leistung während der Vertragslaufzeit trägt dazu bei, kurz- und langfristige Ziele zu erreichen. Durch eine genaue Überwachung der Lieferzeiten können Lieferprobleme weit im Voraus erkannt und behoben werden.