Contractprestaties monitoren; welke KPI's ga ik meten?

Je hebt al snel honderden gecontracteerde leveranciers die goederen of diensten leveren aan jouw organisatie. En elke levering die te laat, kwalitatief slecht of niet volgens de juiste prijsafspraken wordt gedaan, heeft invloed op de prestaties, klanttevredenheid en omzet van de organisatie.

Het is dus belangrijk om contractprestaties te meten op basis van KPI’s. Nu is het voor contracten nog wel eens lastig om te bepalen welke KPI’s relevant zijn, omdat leverancierscontracten onderling sterk verschillen. Je kunt je wel voorstellen dat levertijd van strategische goederen crucialer is dan bij bijvoorbeeld routineproducten zoals kantoorartikelen.

Toch is er een aantal KPI’s dat je als standaard kunt hanteren bij het meten van contractprestaties.

KPI’s helpen contractmanagers om vooruitgang en resultaten van contracten te meten. Goed opgestelde en optimaal ingezette KPI’s kunnen dan ook een significant effect hebben op de uiteindelijke resultaten. In het algemeen zijn de beste KPI’s de indicatoren die ‘SMART’ geformuleerd worden: 

Specifiek
De kans op het behalen van specifieke doelstellingen, is groter dan bij algemene doelstellingen. Wanneer je een specifiek doel formuleert, moet je antwoord geven op de vragen ‘Wie is er betrokken?’, ‘Wat wil ik bereiken?’, ‘Wanneer wil ik dit bereiken?’ en ‘Waarom wil ik dit bereiken?’ Een voorbeeld van een algemeen doel is ‘De productiviteit binnen de organisatie verbeteren’, maar een specifiek doel is ‘300 uur per jaar besparen door het automatiseren van contract management.’

Meetbaar
Als je wilt weten of je KPI meetbaar is, stel je jezelf de vraag: ‘Hoe weet ik wanneer het doel behaald is?’ Een meetbare doelstelling kan bijvoorbeeld zijn: ‘Op 1 februari 2025 hebben onze contractmanagers 300 uur per jaar bespaard ten opzichte van het jaar ervoor door het automatiseren van contract management.’

Acceptabel
Is het doel acceptabel en hoe gaan we het doel halen? Bij acceptabele doelstellingen worden procedures en tools beschreven die ingezet worden om het doel te behalen. In het geval van de hierboven genoemde doelstelling, is dat bijvoorbeeld het aanschaffen van software die contractautomatisering faciliteert.

Resultaatgericht
Met een duidelijk resultaat voor ogen, wordt het makkelijker om een strategie of plan op te stellen die bijdraagt aan het behalen van het doel. Je raakt meer gefocust op het implementeren van de benodigde stappen om het doel zo snel en efficiënt mogelijk te halen.

Tijdsgebonden
Een doel moet vastgesteld worden in een specifieke (én realistische) tijdsspanne. Zonder dit element is er geen sprake van urgentie en worden acties vooruitgeschoven en uitgesteld. Het benoemen van een specifieke datum waarop het doel behaald moet zijn, helpt om resultaatgericht en in realistische stappen aan het doel te werken.

Contractefficiëntie is een cruciaal onderdeel bij het vergroten van winstmarges, immers hoe sneller een inkoopcontract binnen de organisatie gebruikt wordt, hoe sneller de besparingen worden behaald. Helaas is het contractmanagementproces binnen organisaties vaak alles behalve efficiënt. Door de lengte van het contracteringsproces te onderzoeken en belangrijke trends daarin te ontdekken, krijg je inzicht in de efficiëntie van contracten en processen. Mocht blijken dat deze processen nu niet efficiënt zijn, dan geven de resultaten je handvatten om veranderingen door te voeren die een positieve impact hebben op de organisatie.

De KPI ‘gemiddelde contractduur’ geeft bijvoorbeeld inzicht in hoe snel inkoopcontracten worden afgesloten. Het is de meest gebruikte KPI om de efficiëntie van een contractmanagementproces te meten. Een kortere gemiddelde contractduur kan duiden op een groter aantal gesloten inkoopcontracten, wat uiteraard resulteert in meer besparing en dus meer winst voor de organisatie. De tijd tussen de handtekening en de verlenging verschilt natuurlijk wel in het type overeenkomst, structuur en stakeholders.

Door contractefficiëntie te meten, ontdek je dat je wellicht keer op keer op soortgelijke problemen stuit met een specifieke leverancier of tijdens een bepaalde fase in het contracteringsproces. Het is vervolgens zaak om uit te zoeken hoe je aanpassingen kunt doorvoeren en het maken van dezelfde fouten kunt voorkomen.

Contracteffectiviteit is onmisbaar als het gaat om een succesvol contractmanagementproces. Door KPI’s op te stellen rondom effectiviteit, is het makkelijker om kansen in kaart te brengen en je tussentijdse doelen te behalen. KPI’s binnen dit thema zijn bijvoorbeeld:

• Contract compliance geeft het gebruik van bestaande contracten (wordt er bijvoorbeeld veel buiten contracten om ingekocht?);
• Totaal aantal leveranciers (minder leveranciers zorgen immers voor meer efficiëntie);
• Aantal contracten per inkooppakket, leverancier of geografische locatie;
• Inkoopvolume per leverancier, inkooppakket of geografische locatie;
• Prestaties per inkooppakket, leverancier of geografische locatie.

De leveranciers die daadwerkelijk waarde toevoegen, zijn de leveranciers die consistent presteren volgens contractafspraken. Het maakt niet uit welke goederen of diensten een leverancier levert, kwaliteit is altijd een belangrijke factor. 

Als je als organisatie niet kunt vertrouwen op het vermogen van een leverancier om fatsoenlijk te presteren, zal dit uiteraard voor problemen zorgen op de korte termijn. Deadlines voor de levering van een eindproduct moeten uitgesteld worden, omdat de kwaliteit van een halffabricaten bijvoorbeeld niet voldoen aan de eisen. De primaire bedrijfsvoering komt hiermee direct in gevaar. 

Ook zal een slechte kwaliteit invloed hebben op de lange termijn doelstellingen van de organisatie. Het is dus belangrijk om verwachtingen rondom kwaliteit duidelijk te communiceren naar leveranciers en maatregelen te treffen bij slechte of mindere kwaliteit van geleverde diensten of goederen. 

Naast het maken van afspraken over de kwaliteit van leveringen, moeten er ook timeframes vastgesteld worden waarin diensten en goederen geleverd worden. Kwaliteit is irrelevant als goederen een maand te laat geleverd worden. Consistente en tijdige prestaties gedurende de looptijd van een contract, dragen bij aan het behalen van korte en lange termijndoelstellingen. Door levermomenten nauwkeurig te monitoren, kunnen leveringsissues ver van tevoren aangekaart worden en bijgestuurd worden.  

Meer weten over KPI’s voor Inkoop en Financiën? Download het whitepaper 'KPI overzicht'.