Als organisatie wil je in controle zijn over de factuurstromen. Door het factuurverwerkingsproces te digitaliseren heb je geen papieren facturen meer in omloop, verlaag je de CO2 footprint van je organisatie en is het digitale archief altijd binnen handbereik. Met AP Automation ben je altijd en overal in controle om de inkomende facturen optimaal te verwerken: 

• Goedkeurders kunnen altijd en overal facturen goedkeuren. 
• Facturen worden automatisch ingelezen, verwerkt en gearchiveerd. 
• Geen zorgen over achterstand op betalingen en dubbele of zoekgeraakte facturen. 

AP Automation maakt het mogelijk om processen te standaardiseren waardoor tijdrovende en herhalende werkzaamheden geautomatiseerd kunnen worden. De tijdsbesparing wordt niet alleen gerealiseerd bij de crediteurenadministratie, maar binnen de hele organisatie. Door slimme workflows en toleranties in te stellen is het mogelijk om alleen die uitzonderingen te beoordelen waar de organisatie behoefte aan heeft. Andere voordelen die AP Automation biedt: 

• Geautomatiseerde en geïntegreerde factuurherkenning; 
• Flexibele e-invoicing integratie (XML en EDI berichten); 
• Automatische factuurmatching met inkooporders op basis van toleranties; 
• Geautoriseerde procuraties en digitale workflows met vastlegging van audits;
• Flexibele integratie met ERP systemen;
• Mobiele goedkeuring;
• Digitaal archief.

Ondanks dat veel organisaties inmiddels bekend zijn met de tijdsbesparing en andere voordelen van het digitaliseren van de inkoopfacturen, zijn de processen vaak nog suboptimaal ingericht. Met AP Automation kan een grote mate van efficiency worden behaald, echter is de factuur het slotstuk van het hele inkoopproces. Een verstoring in dit proces leidt tot factuur uitval en sub optimalisatie van de factuurverwerking, maar kan ook de bedrijfsvoering en compliance verstoren. Enkele voorbeelden zijn:  

• Hoe zorg je ervoor dat er bij gecontracteerde leveranciers besteld wordt? Met deze leveranciers zijn vaak afspraken gemaakt omtrent e-facturering, assortiment, prijzen en andere voorwaarden.  
• Hoe meet je de prestaties van jouw leveranciers? Factureren zijn doorgaans onjuist of is er veel werk nodig om dit op te volgen?  
• Hoe toets je of er gefactureerd wordt conform de inkoopvoorwaarden uit contracten en inkooporders?  
• Is er inzicht in de actuele contractuitnutting van jouw contracten, wordt dit handmatig bijgehouden in spreadsheets of ben je helemaal niet in controle? 
• Heb je grip op onvoorziene uitgaven en heb je inzicht in alle aangegane verplichtingen binnen jouw organisatie? Voor welk type kosten worden er al inkooporders aangemaakt?  

Voor optimalisatie van het factuurverwerkingsproces kan dus ook gekeken worden naar het hele inkoopproces. Met een Business Spend Management (BSM) platform wordt met al deze zaken rekening gehouden en wordt er meer waarde gecreëerd dan alleen met een puntoplossing.  

Een niet te stoppen trend is dat organisaties steeds vaker een cloud policy hanteren om zo het beheer en onderhoud van hun traditionele ‘on premise’ software uit te besteden. Een ander groot voordeel van een cloud applicatie is de openheid ervan. Met de laatste technologische ontwikkelingen is het eenvoudig geworden om cloud applicaties te koppelen met andere cloud of on premise software. Waar projecten in het verleden complex waren en elk ERP systeem zijn eigen kenmerken en beperkingen had, kan er tegenwoordig met een integratie gewerkt worden die elk inkomend en uitgaand bericht kan vertalen naar het juiste formaat. Dit kan real-time via zogenaamde API’s of gefaseerd met platte tekstbestanden. Op deze manier wordt het mogelijk om één of meerdere ERP systemen te bedienen vanuit één factuurverwerking platform.  

Door de eenvoudige koppelbaarheid zien wij ook een verschuiving van focus bij organisaties om niet langer meer de policy te hanteren om vanuit één systeem te werken. Het ERP systeem en eventuele add-ins onderscheiden zich niet langer meer met real-time en gecentraliseerde data zonder complexiteit van integraties. De tekortkomingen in workflow management, matchingstoleranties, uitwisselbaarheid van data met derde partij integraties binnen een ERP systeem leiden vaak tot suboptimale processen. Omdat de zogeheten ‘add-ons’ nu ook voldoen aan eenvoudige uitwisselbaarheid en real-time data wordt steeds vaker gekeken naar specialistische systemen die buiten het ERP systeem liggen. Een andere overweging zijn de kosten, zo valt een gemiddelde ERP gebruikerslicentie wel 10 - 15 keer duurder uit. 

Organisaties kiezen steeds minder voor klantspecifiek maatwerk en willen geholpen worden met een standaard proces. De kosten, benodigde kennis en risico’s van maatwerk wegen niet langer meer op tegen een gestandaardiseerd en optimaal proces die is gebaseerd op best-practices uit de markt. Lees onze blog ‘Standaardiseren is de toekomst’ voor meer informatie.