Mogelijkheden van de Supplier Portal

De Supplier Portal is een centrale plek voor onder andere het ophalen en plaatsen van documenten bij leveranciers. Het systeem werkt twee kanten op: enerzijds kan de opdrachtgever een document aanbieden ter tekening en anderzijds kan de leverancier zelf een document aanbieden. 

In de Supplier Portal kan de opdrachtgever aangeven welke documentatie hij graag wil ontvangen van de leverancier. Deze informatie is verschillend van aard, denk bijvoorbeeld aan specifieke bedrijfsgegevens of ISO-certificaten. 

De Supplier Portal wordt voor verschillende doeleinden gebruikt. Zo kan het zijn dat er een document van een leverancier nodig is, maar het kan ook zijn dat de NAW gegevens door de leverancier zelf gecontroleerd moeten worden.

1. Opvragen van leveranciersdocumentatie in de Supplier Portal

Momenteel wordt de Supplier Portal door onze klanten voornamelijk gebruikt voor het uitwisselen van documentatie. Een goed voorbeeld hiervan is het gebruik van de Supplier Portal als middel in het pre-kwalificatieproces. Voordat je een leverancier gaat contracteren, wil je bijvoorbeeld dat de leverancier de winkelvoorwaarden ondertekend heeft, het laatste jaarverslag toont, de ISO-certificaten upload en een vragenlijst ingevuld heeft over hoeveel werknemers er werken en of het bedrijf voldoet aan de wet- en regelgeving. Al deze documentatie kan opgevraagd en geüpload worden in de Supplier Portal.

Voorbeeld opvragen leveranciersdocumentatie
Eén van onze klanten gebruikt de Supplier Portal om te controleren of haar leveranciers een gezonde organisatie zijn. Ook moeten leveranciers van deze klant kunnen aantonen dat de opdrachtgever niet voor meer dan 20% van de omzet van de leverancier verantwoordelijk is. Dit om te voorkomen dat een leverancier te afhankelijk wordt van de opdrachtgever. Deze informatie wordt vooraf getoetst en opgevraagd in de Supplier Portal als onderdeel van het pre-kwalificatieproces.

2. Klachtenafhandeling in de Supplier Portal

In de Supplier Portal kunnen ook klachten afgehandeld worden vanuit de opdrachtgever naar de leverancier of andersom. Dit is vooral van toepassing voor productiebedrijven. Wanneer er een aantal producten beschadigd geleverd worden, kan deze klacht in de Supplier Portal worden opgenomen met de vraag wat eraan gedaan kan worden.

3. Sourcing met de Supplier Portal

Tot slot kan de Supplier Portal gebruikt worden voor het sourcing proces, wat inhoudt dat er offertes worden opgevraagd bij een aantal partijen om de opdracht uiteindelijk aan één leverancier te gunnen.

Stel dat er voor een opdracht tien laptops ingekocht moeten worden, dan kun je in de Supplier Portal bij een aantal leveranciers de vraag uitzetten of zij de beste prijs voor deze opdracht door willen geven. Hier kun je ook nog een vragenlijst toevoegen, zodat leveranciers aanvullende informatie kunnen doorgeven zoals garantieafspraken.

4. Automatisch vernieuwen van documentatie

Vaak is het zo dat leveranciers aan het begin van een contract moeten aantonen dat zij ISO-gecertificeerd zijn. Deze documentatie wordt netjes geüpload, maar verloopt automatisch na twee jaar en wordt vervolgens niet opnieuw opgevraagd.

Door deze documentatie op te slaan in de Supplier Portal, krijg je automatisch een melding wanneer bepaalde certificeringen dreigen te verlopen. Je kunt vervolgens met één druk op de knop een automatische e-mail sturen naar de betreffende leverancier met de vraag of hij zijn documentatie wil vernieuwen.

Het is ook mogelijk om naar meerdere e-mailadressen tegelijk een wens vanuit de Supplier Portal te sturen.