Funktionen des Supplier Portal

Das Lieferantenportal ist ein zentraler Ort, an dem u.a. Dokumente von Lieferanten abgerufen und eingestellt werden können. Das System funktioniert in beide Richtungen: Zum einen kann der Kunde ein Dokument zur Zeichnung anbieten, zum anderen kann der Lieferant selbst ein Dokument anbieten. 

Im Lieferantenportal kann der Kunde angeben, welche Unterlagen er vom Lieferanten erhalten möchte. Diese Informationen sind unterschiedlicher Natur, z. B. spezifische Unternehmensdaten oder ISO-Zertifikate. 

Das Supplier Portal wird für verschiedene Zwecke genutzt. Zum Beispiel kann ein Dokument von einem Lieferanten benötigt werden, oder die NAW-Daten müssen vom Lieferanten selbst überprüft werden.

1. Anforderung von Lieferantenunterlagen im Supplier Portal

Derzeit wird das Supplier Portal hauptsächlich von unseren Kunden für den Austausch von Dokumenten genutzt. Ein gutes Beispiel ist die Nutzung des Supplier Portals als Werkzeug im Präqualifizierungsprozess. Bevor Sie einen Lieferanten unter Vertrag nehmen, möchten Sie beispielsweise, dass dieser die Geschäftsbedingungen unterzeichnet, den letzten Jahresbericht vorlegt, die ISO-Zertifikate hochlädt und einen Fragebogen über die Anzahl der Mitarbeiter und die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften ausfüllt. Alle diese Unterlagen können im Supplier Portal angefordert und hochgeladen werden.

Muster für die Anforderung von Lieferantenunterlagen
Einer unserer Kunden nutzt das Supplier Portal, um zu überprüfen, ob seine Lieferanten eine gesunde Organisation sind. Außerdem müssen die Lieferanten dieses Kunden nachweisen können, dass der Kunde nicht für mehr als 20 % des Umsatzes des Lieferanten verantwortlich ist. Damit soll verhindert werden, dass ein Lieferant in eine zu große Abhängigkeit von dem Kunden gerät. Diese Informationen werden im Supplier Portal im Rahmen des Präqualifikationsverfahrens vorab geprüft und abgefragt.

2. Reklamationsbearbeitung im Supplier Portal

Im Supplier Portal können auch Reklamationen vom Kunden zum Lieferanten und umgekehrt bearbeitet werden. Dies gilt insbesondere für Produktionsbetriebe. Wenn mehrere Produkte beschädigt geliefert werden, kann diese Reklamation im Supplier Portal eingegeben und gefragt werden, was dagegen unternommen werden kann.

3. Sourcing mit dem Supplier Portal

Schließlich kann das Supplier Portal für den Sourcing-Prozess genutzt werden, bei dem Angebote von mehreren Parteien eingeholt werden, um schließlich den Auftrag an einen einzigen Lieferanten zu vergeben.

4. Dokumentation automatisch erneuern

Zu Beginn eines Vertrags müssen Lieferanten oft nachweisen, dass sie ISO-zertifiziert sind. Diese Dokumentation wird zwar ordentlich hochgeladen, läuft aber nach zwei Jahren automatisch ab und wird dann nicht mehr angefordert.

Indem Sie diese Dokumentation im Supplier Portal speichern, werden Sie automatisch benachrichtigt, wenn bestimmte Zertifizierungen auslaufen. Sie können dann auf Knopfdruck eine automatische E-Mail an den betreffenden Lieferanten senden und ihn auffordern, seine Dokumentation zu erneuern.

Es ist auch möglich, einen Wunsch aus dem Supplier Portal an mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig zu senden.

Angenommen, es sollen zehn Laptops für einen Auftrag beschafft werden, dann können Sie im Supplier Portal eine Reihe von Lieferanten fragen, ob sie für diesen Auftrag den besten Preis anbieten möchten. Hier können Sie auch einen Fragebogen einfügen, damit die Lieferanten zusätzliche Informationen wie z. B. Garantievereinbarungen bereitstellen können.

Bei den Unternehmen, die das Supplier Portal nutzen, handelt es sich häufig um „reife“ Unternehmen, die bereits Software für das Contract Management, Spend und die Vendor Rating einsetzen. Das Supplier Portal gibt diesen Unternehmen dann Werkzeuge an die Hand, um Dokumentationsanfragen zu strukturieren und Lieferanten besser auszuwählen.