Niet groei maar uitgaven bovenaan agenda boardroom

‘’De verantwoording van uitgaven behoeft meer aandacht binnen organisaties. Die zorg zou bovendien verder moeten reiken dan louter het realiseren van besparingen. Het gaat helemaal terug tot aan de bron, de leveranciers.”

Dat stelt Gustaf Tanate, CEO van softwarebedrijf ISPnext. Doe ik wel zaken met de juiste leveranciers? Dat is volgens hem een vraag die voor elke sector relevant is, of het nu om overheden of financiële instellingen gaat of om retailers of andersoortige ondernemingen.

“De Spend-zijde van een organisatie draait niet om het overboeken van een bedrag van A naar B. Dat is het eindresultaat van een heel proces dat eraan voorafgaat. In dit source-to-pay-proces schuilen risico’s. Die wil je in beeld hebben en minimaliseren.”

Waarom Business Spend Management prioriteit verdient in de boardroom

Hij schetst een context die Business Spend Management hoog op de agenda zou moeten zetten in de boardroom. “We hebben in de wereld de laatste jaren een reeks aan ontwikkelingen gezien met grote impact op de supply chain. Het draait allang niet meer om de beste prijs maar vooral om beschikbaarheid.” Dat geldt eveneens voor personeel. “De krapte in de arbeidsmarkt vergroot de urgentie van digitalisering. De trend is verschoven van ‘met minder mensen meer doen’ naar optimale inzet van de mensen die nog beschikbaar zijn. Waar mogelijk wil je taken digitaliseren.”

Daar komt, zeker niet in de laatste plaats, het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen bij. Van bedrijven wordt verwacht dat hun activiteiten geen negatieve gevolgen hebben voor de leefomgeving en arbeids- en mensenrechten. “Als eindleverancier moet je transparant zijn over de totstandkoming van je producten en daarover verantwoording afleggen. Dat kunnen organisaties wellicht nog voor hun primaire leverancier maar zeker niet voor wat er daarvóór gebeurt.”

Visie & strategie

Volgens Tanate overstijgt dit de verantwoordelijkheid van Procurement en vragen deze trends om een visie en een strategie vanuit de bedrijfsleiding. “Een factuur is een optelsom van alles wat eraan voorafgaat. Het zegt niets over de aard van de goederen of de leverancier. Om de juiste beslissingen te kunnen nemen, is een holistische benadering van Business Spend Management noodzakelijk.”

Die begint bij Sourcing, het vinden en selecteren van de juiste leveranciers. “Daarbij maak je helder wat de competenties van leveranciers zijn: financieel, aandeelhouders, productieproces, beschikbaarheid, performance, enzovoort.”

"De verantwoording van uitgaven behoeft meer aandacht binnen organisaties. Die zorg zou bovendien verder moeten reiken dan louter het realiseren van besparingen. Het gaat helemaal terug tot aan de bron, de leveranciers.”

- Gustaf Tanate, CEO | ISPnext

Winstpotentie

Na een juiste afweging volgen contracten en het in kaart brengen (én houden) van mogelijke alternatieven. Finance moet ervoor zorgen dat de organisatie binnen de contracten bestelt. Spend Analytics maakt duidelijk in welke mate dat wel of niet gebeurt. “Vanuit beschikbaarheid maken mensen binnen je bedrijf soms de keuze voor leverancier B, maar daar kunnen aspecten aan kleven die onwenselijk zijn. Er zijn organisaties waar wel 40% van de uitgaven ‘off-contract’ plaatsvindt. In deze uitgaven schuilen besparingskansen en dus winstpotentie maar tegelijkertijd ook risico’s.”

Inzicht in leveranciers en uitgaven met Business Spend Management

Een organisatie heeft al gauw 10.000 leveranciers, stelt Tanate. “Dat klinkt overdreven en is natuurlijk afhankelijk van de omvang van een onderneming. Maar ga het maar eens inventariseren; je zult versteld staan”, zo weet hij uit ervaring. “Zo’n 20% is goed voor 80% van de uitgaven; die zijn wellicht goed in beeld. Maar dan blijft er nog een staart van 8.000 leveranciers over. Die lijken vrij onbelangrijk, worden daarom niet goed gemanaged, maar kunnen wel degelijk risicovol zijn.”

Het lijkt onbegonnen werk om dit allemaal in kaart te brengen. “Maar met een BSM-platform is dit prima te digitaliseren. Zodra het data zijn, kun je van alles met die informatie.” Hij voegt eraan toe dat ISPnext in Nederland al 400 klanten heeft. “Die hebben allemaal banden met leveranciers en eigen werkwijzen. Al die processen kennen wij door en door. Die data kunnen we voor je laten werken.”

Inzicht in uitgaven is de basis voor het realiseren van betere inkoopvoorwaarden. “Maar het omvat meer dan simpele besparingen”, benadrukt Tanate. “De extra dimensie ligt in de risico’s voor en de continuïteit van de onderneming. De overheid, toezichthouders, aandeelhouders en klanten vragen om verantwoording. Business Spend Management maakt dat mogelijk.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Executive Finance.

Business Spend Management in 6 stappen

Download onze whitepaper Business Spend Management in 6 stappen en ontdek hoe je meer controle krijgt over uitgaven en besparingen realiseert. Ga direct aan de slag met praktische stappen en verbeter jouw spend management!