Nicht Wachstum, sondern Ausgaben ganz oben auf der Tagesordnung der Vorstandsetagen

„Die Rechenschaftspflicht für Ausgaben muss in den Organisationen stärker berücksichtigt werden. Darüber hinaus sollte diese Sorge über die bloße Erzielung von Einsparungen hinausgehen. Sie muss bis zur Quelle, den Lieferanten, zurückverfolgt werden“.

Das sagt Gustaf Tanate, CEO des Softwareunternehmens ISPnext. Mache ich Geschäfte mit den richtigen Lieferanten? Er sagt, dass diese Frage für jeden Sektor relevant ist, sei es für Regierungen, Finanzinstitute, Einzelhändler oder andere Unternehmen.

„Auf der Ausgabenseite eines Unternehmens geht es nicht darum, einen Betrag von A nach B zu transferieren. Das ist das Endergebnis eines ganzen Prozesses, der dem vorausgeht. Dieser Source-to-Pay-Prozess birgt Risiken. Diese sollte man im Blick haben und minimieren.“

Warum Business Spend Management Priorität in der Vorstandsetage verdient

Er skizziert einen Kontext, der Business Spend Management ganz oben auf die Tagesordnung der Vorstandsetage setzen sollte. „Wir haben in den letzten Jahren eine Reihe von Entwicklungen in der Welt erlebt, die große Auswirkungen auf die Lieferkette haben. Es geht schon lange nicht mehr um den besten Preis, sondern vor allem um die Verfügbarkeit“. Das Gleiche gilt für das Personal. „Die Knappheit auf dem Arbeitsmarkt erhöht die Dringlichkeit der Digitalisierung. Der Trend geht weg von 'mehr mit weniger Leuten machen' hin zur optimalen Nutzung der noch verfügbaren Mitarbeiter. Wo immer möglich, sollen Aufgaben digitalisiert werden.“

Hinzu kommt, nicht zuletzt, die Bedeutung der sozialen Verantwortung der Unternehmen. Von den Unternehmen wird erwartet, dass sie sicherstellen, dass ihre Aktivitäten keine negativen Auswirkungen auf die Lebensumwelt und die Arbeits- und Menschenrechte haben. „Als Endlieferant müssen Sie die Entstehung Ihrer Produkte transparent machen und darüber Rechenschaft ablegen. Organisationen können das vielleicht noch für ihren Hauptlieferanten tun, aber sicher nicht für das, was davor passiert.“

Vision & Strategie

Tanate zufolge geht dies über die Verantwortung der Procurement hinaus, und diese Trends erfordern eine Vision und Strategie der Unternehmensführung. „Eine Rechnung ist die Summe aller vorangegangenen Rechnungen. Sie sagt nichts über die Art der Ware oder den Lieferanten aus. Um die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist ein ganzheitlicher Ansatz für das Business Spend Management erforderlich.

Das beginnt bei der Sourcing, dem Finden und Auswählen der richtigen Lieferanten. „Dabei klärt man, was die Kompetenzen der Lieferanten sind: Finanzen, Anteilseigner, Produktionsprozess, Verfügbarkeit, Leistung und so weiter.“

„Die Rechenschaftspflicht bei den Ausgaben muss in den Organisationen stärker berücksichtigt werden. Außerdem sollte diese Aufmerksamkeit über das bloße Erzielen von Einsparungen hinausgehen. Es geht den ganzen Weg zurück zur Quelle, zu den Lieferanten.“

- Gustaf Tanate, CEO | ISPnext

Gewinnpotenzial

Die Verträge und die Identifizierung (und Beibehaltung) möglicher Alternativen müssen sorgfältig geprüft werden. Die Finanzabteilung muss sicherstellen, dass die Organisation innerhalb der Verträge bestellt. Spend Analytics macht deutlich, inwieweit dies der Fall ist oder nicht. „Aufgrund der Verfügbarkeit entscheiden sich die Mitarbeiter Ihres Unternehmens manchmal für Lieferant B, aber es kann Aspekte geben, die unerwünscht sind. Es gibt Organisationen, in denen bis zu 40 Prozent der Ausgaben außerhalb von Verträgen getätigt werden. In diesen Ausgaben liegen Einsparmöglichkeiten und damit Gewinnpotenziale, aber gleichzeitig auch Risiken“.

Verstehen von Lieferanten und Ausgaben mit Business Spend Management

Ein Unternehmen hat leicht 10.000 Lieferanten, argumentiert Tanate. „Das klingt übertrieben und hängt natürlich von der Größe eines Unternehmens ab. Aber machen Sie eine Bestandsaufnahme, Sie werden erstaunt sein“, weiß er aus Erfahrung. „Etwa 20 Prozent machen 80 Prozent der Ausgaben aus; die können gut im Bild sein. Aber dann bleibt immer noch ein Schwanz von 8.000 Lieferanten übrig. Diese scheinen ziemlich unwichtig zu sein und werden daher nicht gut verwaltet, können aber riskant sein.“

All dies abzubilden, scheint eine hoffnungslose Aufgabe zu sein. „Aber mit einer BSM-Plattform lässt sich das sehr gut digitalisieren. Sobald es sich um Daten handelt, kann man alles Mögliche mit diesen Informationen machen.“ Er fügt hinzu, dass ISPnext bereits 400 Kunden in den Niederlanden hat. „Diese haben alle Verbindungen zu Lieferanten und ihre eigenen Arbeitsmethoden. All diese Prozesse kennen wir durch und durch. Wir können diese Daten für Sie nutzbar machen.“

Das Verständnis der Ausgaben ist die Grundlage für bessere Einkaufskonditionen. „Aber es geht um mehr als nur um Einsparungen“, betont Tanate. „Die zusätzliche Dimension liegt in den Risiken und der Kontinuität des Unternehmens. Regierung, Aufsichtsbehörden, Aktionäre und Kunden verlangen Rechenschaft. Business Spend Management macht dies möglich.“

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Executive Finance.

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