Wat is Vendor Rating?

Vendor Rating helpt je als inkoopafdeling om leveranciers beter te controleren op de afspraken die in een contract zijn vastgelegd. Het is een proces waarbij je de prestaties van je leveranciers beoordeelt op verschillende criteria zoals leverbetrouwbaarheid, prijsbetrouwbaarheid en service. Op basis van de resultaten kun je de prestaties van leveranciers bijsturen om de relatie te verbeteren of besluiten om het contract te beëindigen en een nieuwe leverancier te zoeken. In deze blog vertelt Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bij ISPnext, hoe Vendor Rating werkt, welke prestatie-indicatoren belangrijk zijn, welke stappen je moet volgen en wat de mogelijke resultaten zijn. Daarnaast geven we een aantal praktijkvoorbeelden.

Vendor Rating aanpak

Maarten zegt: "Vendor Rating moet periodiek uitgevoerd worden voor een compleet en objectief beeld. Veel organisaties kiezen ervoor om bijvoorbeeld elk kwartaal een Vendor Rating te doen onder hun medewerkers. Dit geeft inzicht in de prestaties van een specifieke leverancier en helpt bij het bijsturen van contractprestaties. Je kunt dan besluiten om de samenwerking te stoppen of te onderhandelen voor betere prijs-kwaliteitafspraken."

Ondanks dat elke organisatie haar leveranciers weer beoordeeld op andere prestatiefactoren, is er wel een stappenplan dat je kunt volgen om Vendor Rating toe te passen in jouw organisatie:

Bepaal welke leveranciers je mee gaat nemen in je Vendor Rating.
Bepaal op welke prestaties je leveranciers gaat beoordelen.
Welke resultaten wil je bereiken met Vendor Rating?

''Vendor Rating moet periodiek uitgevoerd worden om een zo compleet en objectief mogelijk beeld te krijgen.''

- Maarten de Ru, Director Operations | ISPnext

Welke leveranciers neem ik mee in mijn Vendor Rating?

Gemiddeld werkt een organisatie al snel met 500 leveranciers samen, waardoor het niet haalbaar is om ze allemaal te beoordelen. Selecteer daarom leveranciers op basis van analyses. Interessante leveranciers voor een Vendor Rating zijn bijvoorbeeld:

Strategische leveranciers
Leveranciers van onmisbare producten met een hoog inkooprisico, bijvoorbeeld door schaarste of politiek instabiele regio's.
A-leveranciers
Leveranciers die voor een groot percentage van de inkoopomzet zorgen, doorgaans 20% van de leveranciers voor 80% van de omzet.

Prestatie-indicatoren voor Vendor Rating

Maarten legt uit: "Start met het beoordelen van leveranciers op zowel kwantitatieve als kwalitatieve indicatoren. Kwantitatieve data omvat prijsafspraken, leverbetrouwbaarheid en factuur-ordermatching; een onderdeel van Spend Analytics in combinatie met Contract Management. Samenvattend geeft deze informatie een beeld in hoeverre de leverancier zijn afspraken nakomt. Terwijl kwalitatieve data gebaseerd is op ervaringen van medewerkers met de betreffende leverancier. Gebruik enquêtes om een realistisch beeld van de klanttevredenheid te krijgen en pas het inkoopbeleid hierop aan." De ervaring leert dat medewerkers prima bereid zijn om, bijvoorbeeld ieder kwartaal, mee te werken aan zo’n enquête. Zo ontstaat er een realistisch beeld van de klanttevredenheid over de betreffende leverancier. Inkopers passen hun inkoopbeleid en voorkeursleveranciers aan op basis van de resultaten uit de enquêtes en hier profiteren de medewerkers direct van.'

Vragen in de enquêtes kunnen gaan over:

Levertijd
Kwaliteit
Reactietijd bij vragen
Communicatie
Facturatie
Oplossingsgerichtheid

Resultaten van Vendor Rating

Vendor Rating biedt diverse voordelen zoals: betere communicatie en relaties met leveranciers, en het bevorderen van een prestatiegerichte cultuur. Het hoofddoel is vaak kostenbesparing, leverbetrouwbaarheid en betere contractafspraken. Vendor Rating is een essentieel proces om leveranciersprestaties te monitoren en verbeteren, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes van je organisatie.

Vendor Management in 5 stappen

Download de whitepaper Vendor Management in 5 stappen en ontdek hoe je het meeste uit je leveranciersrelaties haalt. Leer de essentiële stappen om risico's te beheersen, prestaties te verbeteren en sterke samenwerkingen op te bouwen. Begin vandaag nog met optimaliseren!