Wat is Vendor Rating?

'Maarten zegt: "Vendor Rating moet periodiek uitgevoerd worden voor een compleet en objectief beeld. Veel organisaties kiezen ervoor om bijvoorbeeld elk kwartaal een Vendor Rating te doen onder hun medewerkers. Dit geeft inzicht in de prestaties van een specifieke leverancier en helpt bij het bijsturen van contractprestaties. Je kunt dan besluiten om de samenwerking te stoppen of te onderhandelen voor betere prijs-kwaliteitafspraken."

Ondanks dat elke organisatie haar leveranciers weer beoordeeld op andere prestatiefactoren, is er wel een stappenplan dat je kunt volgen om Vendor Rating toe te passen in jouw organisatie:

1. Bepaal welke leveranciers je mee gaat nemen in je Vendor Rating.
2. Bepaal op welke prestaties je leveranciers gaat beoordelen.
3. Welke resultaten wil je bereiken met Vendor Rating?

Gemiddeld werkt een organisatie al snel met 500 leveranciers samen, waardoor het niet haalbaar is om ze allemaal te beoordelen. Selecteer daarom leveranciers op basis van analyses. Interessante leveranciers voor een Vendor Rating zijn bijvoorbeeld:

• Strategische leveranciers: Leveranciers van onmisbare producten met een hoog inkooprisico, bijvoorbeeld door schaarste of politiek instabiele regio's.
• A-leveranciers: Leveranciers die voor een groot percentage van de inkoopomzet zorgen, doorgaans 20% van de leveranciers voor 80% van de omzet.

Maarten legt uit: "Start met het beoordelen van leveranciers op zowel kwantitatieve als kwalitatieve indicatoren. Kwantitatieve data omvat prijsafspraken, leverbetrouwbaarheid en factuur-ordermatching; een onderdeel van Spend Analytics in combinatie met Contract Management. Samenvattend geeft deze informatie een beeld in hoeverre de leverancier zijn afspraken nakomt. Terwijl kwalitatieve data gebaseerd is op ervaringen van medewerkers met de betreffende leverancier. Gebruik enquêtes om een realistisch beeld van de klanttevredenheid te krijgen en pas het inkoopbeleid hierop aan." De ervaring leert dat medewerkers prima bereid zijn om, bijvoorbeeld ieder kwartaal, mee te werken aan zo’n enquête. Zo ontstaat er een realistisch beeld van de klanttevredenheid over de betreffende leverancier. Inkopers passen hun inkoopbeleid en voorkeursleveranciers aan op basis van de resultaten uit de enquêtes en hier profiteren de medewerkers direct van.'

Vragen in de enquêtes kunnen gaan over:

• Levertijd
• Kwaliteit
• Reactietijd bij vragen
• Communicatie
• Facturatie
• Oplossingsgerichtheid

Vendor Rating biedt diverse voordelen zoals: betere communicatie en relaties met leveranciers, en het bevorderen van een prestatiegerichte cultuur. Het hoofddoel is vaak kostenbesparing, leverbetrouwbaarheid en betere contractafspraken. Vendor Rating is een essentieel proces om leveranciersprestaties te monitoren en verbeteren, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes van je organisatie.