CPO verlangt steeds meer naar één suite

Het leidt onherroepelijk tot nauwere samenwerking tussen Inkoop en Finance, voorziet Schouten. “Het transparant maken van de leveranciersketen is primair de verantwoordelijkheid van Procurement. Maar het rapporteren over ESG-aspecten ligt vaak bij Finance, omdat het onderdeel moet worden van de jaarrekening. Beide afdelingen hebben veel belang bij vastlegging van eenduidige data en vooral het kunnen ontsluiten ervan.”

Volgens hem verlangt daarom zowel de CPO als de CFO naar één overkoepelende suite voor Business Spend Management. “Voor goede ESG-rapportages is het eigenlijk een noodzakelijke voorwaarde. Een extra voordeel van werken binnen één datamodel, boven data die zijn opgeslagen op verschillende plaatsen, welke direct beschikbaar is.’’

Een vergelijkbare ontwikkeling speelt zich af rond het thema risk management, constateert Schouten. “De vraag ‘Met wie doe ik zaken?’ was voorheen een echte Procurement-aangelegenheid. Maar ook hier zal Finance zich – mede ingegeven door de CSRD-regelgeving – meer mee gaan bemoeien.”

“Er ontstaat steeds meer behoefte aan zekerheid over leveranties. Je wilt bijvoorbeeld geen materialen aanschaffen die tot stand zijn gekomen via kinderarbeid”, geeft hij als voorbeeld. “Tegelijkertijd wil je duurzaamheidseisen kunnen stellen aan leveranciers. Dat kun je allemaal in het voortraject tackelen.”

Een BSM-platform omvat het volledige inkoopproces, van Source-to-Pay. Oftewel, van het vinden en monitoren van de beste leveranciers (Sourcing en Vendor Management), tot het overeenkomen en bewaken van contractvoorwaarden (Procurement en Contractmanagement), tot de levering en factuurverwerking. “Informatie waarover je via het ene onderdeel beschikt, wil je kunnen delen met de andere takken van sport.”

Hij geeft als voorbeeld de status van certificeringen bij leveranciers. “Als er ergens – om wat voor reden dan ook – een rode vlag komt te staan, moet dat ook zichtbaar zijn binnen andere afdelingen. Opdat er bij die leverancier niet meer wordt besteld of geen facturen meer worden betaald, voordat de zaken op orde zijn. In de tussentijd kan het systeem alternatieven bieden.”

“Een BSM-platform functioneert náást een ERP-systeem, het is geen vervanger van”, verduidelijkt Schouten. Anderzijds is een ERP-systeem niet geschikt voor alle procurement activiteiten, benadrukt hij. “Voor het volledige domein van Business Spend Management is een ERP ontoereikend. Belangrijke onderdelen van sourcing en contract management zijn er niet of nauwelijks in te beheren. Het resultaat is dan dat voordelen op het gebied van risk management, compliance en kostenbesparingen niet worden gehaald.”

Daar komt nog bij dat de gebruikerservaring van een ERP-systeem te wensen overlaat. “Een ERP blinkt uit in de verwerking van transacties en opslag van veel data”, erkent Schouten. “Maar aan de User Experience is weinig aandacht geschonken. Bovendien bevat een ERP veel statische data, die niet up-to-date is. Uitwisseling met externe systemen is problematisch, waardoor verrijking van informatie ook lastig is. Een BSM-platform opereert in de cloud en is juist gemaakt voor het flexibel uitwisselen van data met andere systemen, waaronder het ERP-systeem.”

Op het gebied van regelgeving is ook de Europese richtlijn DORA (Digital Operational Resilience Act) relevant. De richtlijn beoogt, met name voor financiële organisaties, betere beheersing van IT-risico’s en meer weerbaarheid tegen cyberdreigingen. “Nog een reden om liever te werken met één aanbieder dan met meerdere aanbieders van stand-alone deeloplossingen”, stelt Schouten. “Als je met één overkoepelende applicatie voor alle inkoopactiviteiten werkt, heb je ook maar één keer met een releasecyclus te maken in plaats van allerlei afzonderlijke releases.”

Naast regelgeving en risk management is de oplopende werkdruk een derde reden voor CPO’s om te streven naar een overkoepelende suite-aanpak. “Er is een enorme krapte op de arbeidsmarkt. Dat speelt in diverse Westerse landen. De prognose is dat de work load voor mensen in inkoop-functies dit jaar met 8% zal toenemen. En de werkdruk is al hoog. Het dwingt organisaties om te zoeken naar wegen waarmee ze de mensen met kennis en ervaring om zo optimaal in te kunnen zetten.”

Digitalisering is daar in zijn ogen op zichzelf nog geen afdoende antwoord op. “Het hebben van één gebruikersinterface voor alle inkoopactiviteiten maakt het werk van de inkoper wel gemakkelijker. De grote winst ontstaat als de input in het ene proces bruikbaar is in het andere proces. Dat vraagt om een holistische aanpak in plaats van symptoombestrijding op deelproblemen.”

Maar onderaan de streep wil zowel de CPO als de CFO natuurlijk ook gewoon geld verdienen, stelt Schouten afsluitend. “Informatie uit verschillende processen delen binnen eenzelfde platform levert inzichten op die je nooit zou bereiken met stand-alone oplossingen. Met die inzichten kun je slimme dingen doen. Als je dat doet, zul je zien dat in uitgaven een enorme potentie op besparingen schuilt.”