De adoptie van e-invoicing

Met e-invoicing realiseer je impact op belangrijke vraagstukken van jouw organisatie:

• Verbeter accuraatheid door het elimineren van invoer- en herkenningsfouten;
• Reduceer risico’s op onjuiste betalingen door het elimineren van invoer- en herkenningsfouten;
• Automatiseer herhalende en tijdrovende werkzaamheden door automatische ontvangst en touchless matching op regelniveau;
• Verkort doorlooptijden in het proces door automatisering;
• Reduceer controlewerkzaamheden in het proces;
• Verhoog productiviteit en ondersteun bedrijfsgroei zonder extra resources;
• Reduceer risico’s op fraude- en spookfacturen door gebruik te maken van beveiligde communicatiekanalen als PEPPOL.

Ondanks deze grote voordelen wordt elektronische facturen nog niet massaal toegepast. De adoptie van elektronische facturen gaat gestaag vanwege:

1. Beschikbaarheid

   Een factuurverwerkingsoplossing wordt veelal beheerd door de financiële afdeling. Deze afdeling is doorgaans niet uitgerust met specialistische IT kennis. Hierdoor leeft de perceptie dat e-facturen niet toereikend zijn voor hun organisatie. De impact wordt in mindere mate onderkend omdat het grotere plaatje ontbreekt. Het is daarom belangrijk dat IT en Finance in deze digitale reis samen gaan optrekken. In de praktijk zien wij dat er vaak geen tijd en support is voor dit onderwerp. Ga in dat laatste geval te rade bij jouw softwareleverancier, zij bezitten de kennis en kunnen resources plannen.

2. Ketensamenwerking

   Veel organisaties focussen zich op de verbetering van de interne processen door bijvoorbeeld te kijken naar een verbetering in de herkenningspercentages. Door veelal een beperkte procurement functie is het leverancierslandschap enorm divers, vindt er onvoldoende overleg plaats met de leverancier en worden geen afspraken gemaakt over bestandsuitwisselingen. Door samen te werken in de keten worden voor beide partijen voordelen behaald. Het is belangrijk dat Finance en Inkoop met elkaar samenwerken zodat de wensen van Finance bekend worden gemaakt. Inkoop kan hierop acteren bij de onderhandelingen en gesprekken met de leveranciers.

3. Standaardiseren

   Een andere veel gehoorde reden is dat de leverancier geen elektronisch formaat kan versturen. Het ERP systeem bij de leverancier voorziet niet in een dergelijke export van facturen. John: ‘Uiteraard is een standaard formaat gewenst en zien we de standaarden en mogelijkheden in de markt toenemen. Vaak kan er wel een export gemaakt worden maar in een ander digitaal formaat. Technologie voorziet er tegenwoordig steeds meer in om dergelijke vertalingen te maken en daarmee bestanden naar het juiste formaat om te zetten. Door te standaardiseren kunnen organisaties meer gaan automatiseren.’

4. Waar te beginnen

   Veel organisaties worstelen met de opstap naar elektronische factuurverwerking. ‘Begin daarom eerst klein, met bijvoorbeeld een top 10 van leveranciers, en bouw dit later uit. Laat je adviseren door een specialist op dit gebied. Veel aanbieders van factuurverwerkingsoplossingen hebben inzicht welke aanbieders er zijn, welke organisaties de mogelijkheid hebben voor elektronisch factureren en welke technieken voorhanden zijn.’ aldus John.

5. Meten is weten

   Voor het maken van een business case is het belangrijk om te weten wat er mogelijk is. Best-in-class organisaties verwerken tussen de 85 en 95 procent van de inkomende facturen elektronisch. Met deze percentages wordt het mogelijk om, afhankelijk van industrie en mate van standaardisering, 40.000 tot 50.000 facturen per jaar per FTE te verwerken. Houdt rekening dat met een hogere e-invoicing compliance andere KPI’s zullen verbeteren. Zoals bijvoorbeeld; het verkorten van doorlooptijden, het verhogen van (touchless) matchingspercentages en het minimaliseren van fouten.

Het is onomkeerbaar: elektronische facturen worden steeds meer gemeengoed nu overheden het gebruik ervan verplichten of stimuleren. John concludeert: "Technologie voorziet steeds beter in de verwerking van deze berichten. In de financiële functie vindt mede door e-facturen een verdere automatisering plaats; van controle en handmatige invoer werkzaamheden naar analyses, inzichten en voorspelbaarheid."

Realiseer een aanzienlijke kostenbesparing door automatische factuurverwerking met AP Automation.