In uitgaven schuilt veel winstpotentie

De afkortingen CRM (customer relationship management) en ERP (enterprise resource planning) zijn niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Dat geldt niet voor de afkorting BSM. Maar dat zal niet lang meer duren, want Business Spend Management is aan een opmars bezig. Winst is immers het resultaat van opbrengsten en uitgaven. Die laatste categorie verdient meer aandacht

Business Spend Management richt zich op alle uitgaven van een organisatie, met uitzondering van de personeelskosten. “Binnen bedrijven ligt de nadruk vaak op CRM, de omzetkant”, zegt Gustaf Tanate, CEO van softwarebedrijf ISPnext. “CRM is er om de verkoop zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Aan de inkoopkant is hooguit de inkoopfactuurverwerking geautomatiseerd. Een brede aanpak voor optimalisatie van de processen is er nauwelijks. Vreemd, want investeringen en de aanschaf van goederen en diensten omvatten samen al snel dertig procent tot vijftig procent van de winst- en verliesrekening.”

Binnen de filosofie van BSM is elke werknemer van een organisatie een ‘spender’. Die moet zo goed mogelijk worden bediend, binnen de kaders die het bedrijf stelt. BSM-software digitaliseert alles wat met uitgaven te maken heeft en ontsluit dat in een webshop. “Mensen zijn in hun vrije tijd gewend bestellingen te doen via de Bol.coms, Coolblues en Amazons van deze wereld. Vergelijkbare faciliteiten moet je ze ook in een zakelijke omgeving aanbieden”, vindt Tanate.

In de webshop zijn alle goederen of diensten te vinden van de leveranciers waar de organisatie afspraken mee heeft gemaakt. De leveringsvoorwaarden zijn derhalve bekend en de factuurverwerking kan volledig automatisch verlopen. “Elke order verloopt zoals contractueel afgesproken.”

Het bestelplatform is niet beperkt tot alleen de winkelmand van de webshop. “Je moet ervoor zorgen dat medewerkers geen ‘nee’ krijgen, want anders gaan ze eigen kanalen en adresjes zoeken, zonder dat je daar goed zicht op hebt. Ze moeten wel degelijk zaken ‘off-contract’ kunnen bestellen, maar uiteraard met goedkeuring van Finance.”

Spend-analyses maken al snel duidelijk dat bepaalde goederen binnen de organisatie meer dan eens worden besteld. “Zodra ergens volume ontstaat, is dat een signaal om een overkoepelend contract te sluiten met een of meer leveranciers. Als het nu nog niet in het systeem zit, dan moet Inkoop dat faciliteren of goede alternatieven bieden.”

In het dashboard wordt zichtbaar hoeveel procent van de uitgaven ‘off-contract’ is. Tanate: “Laatst was bij een bedrijf 40% van de uitgaven ‘off-contract’. Door dat deels om te zetten in contracten, is zo maar 5% bespaard op de uitgaven. Dat is niets overdreven: besparingen tot 10% à 15% zijn heel realistisch.”

Bestellingen via de webshop verzekeren de organisatie ervan dat orders voldoen aan de gestelde contractvoorwaarden. Daarmee worden risico’s uitgesloten. Immers, in het voortraject is de beschikbaarheid en leveringszekerheid vastgesteld, evenals zaken als compliance en sustainability. “Je wilt bijvoorbeeld geen materialen aanschaffen die tot stand zijn gekomen via kinderarbeid. Of je wilt duurzaamheidseisen stellen aan leveranciers”, geeft Tanate als voorbeelden. “Dat kun je allemaal in het voortraject tackelen. Door vervolgens af te dwingen dat bestellingen alleen via de webshop verlopen, kun je facturen eigenlijk blindelings betalen.”

Business Spend Management is een holistische benadering van alle uitgaven. Het volledige Source-to-Pay-proces begint bij het vinden en monitoren van de beste leveranciers (Sourcing en Vendor Management) en het overeenkomen en bewaken van de contractvoorwaarden (Procurement en Contractmanagement) en eindigt bij de levering, factuurverwerking en inzicht in alle uitgaves (Spend Analytics). BSM brengt de functies Inkoop, Compliance, IT en Finance bij elkaar.

“Als je deze processen online samen brengt, kun je er intelligente zaken mee doen”, stelt Tanate. Zo zijn uitgaven via dashboards (real-time) inzichtelijk, bijvoorbeeld voor de CFO en voor Procurement en Compliance Officers. “Daarop kunnen zij gaan sturen”, zegt hij.

“Als je ziet dat je voor een bepaald product twintig verschillende leveranciers hebt, kun je dat terugbrengen tot drie of vijf. Dat maakt het beter beheersbaar, levert betere leveringsvoorwaarden op en scherpere inkoopprijzen.”

Bijsturen geldt eveneens voor de aard van de leveranciers waarmee wordt gewerkt, zo maakt Tanate met andere voorbeelden duidelijk. “Stel, je deed drie maanden geleden veel zaken met Russische ondernemingen. Met een BSM-platform kun je binnen tien minuten alle risico’s elimineren en de gebruiker kan vervolgens direct alternatieven selecteren. Werk je met een installatiebedrijf? Dan geeft het systeem aan wanneer hun ISO-certificering afloopt. Daarop acteer je: continueren bij verlenging van het certificaat of alternatieven bieden. Business Spend Management is een continu proces: wat vandaag goed is, hoeft dat morgen niet te zijn.”

Tanate was eerder werkzaam voor het Amerikaanse Coupa Software. “Zij hebben BSM eigenlijk op de kaart gezet, vooral voor het hoogste segment.” Met ISPnext wil hij de technologie bereikbaar maken voor kleine en middelgrote organisaties. “BSM is een borging van je strategische uitdagingen, zowel macro-economisch als op het gebied van regelgeving en sustainability. Het geeft boardmembers en financials inzicht in de bedrijfsprocessen, leveranciersketen en uitgaven. Veel aandacht gaat traditioneel uit naar verkoop, productiviteit en efficiency. Maar in de uitgaven schuilt een enorme potentie op besparingen.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Executive Finance.