Stappen tegen fraude in het Source-to-Pay proces

Digitale transformatie en technologische vooruitgang spelen een steeds grotere rol bij het automatiseren van inkoopprocessen. Door vergaande digitalisering met automatische controles liggen risico’s op fraude op de loer en zijn deze een steeds serieuzere bedreiging. Organisaties maken vaak gebruik van intelligente Business Spend Management platforms om efficiëntie en kosteneffectiviteit te bevorderen. Maar waar je wellicht niet direct bij stil staat is dat het BSM-platform juist ingezet kan worden om in te spelen op het toenemende risico van fraude. In deze blog bespreekt Juliette Juffermans, Business Analyst bij ISPnext, hoe je als Inkoopmanager of CPO risico’s op fraude kunt beperken door fraudedetectie en -preventie als onderdeel van het Source-to-Pay proces in te zetten.

Fraudepreventie in het Source-to-Pay proces

Ongeacht de branche waarin je opereert, kan fraude leiden tot financieel verlies, reputatieschade en juridische complicaties. Het is dus essentieel om proactieve maatregelen te nemen om fraude te voorkomen en te detecteren. Juliette: "Fraudepreventie is een belangrijk aspect binnen ons Business Spend Management platform en specifiek binnen het Source-to-Pay proces. Door proactief maatregelen te nemen richting leveranciers, zoals het identificeren van risico's en het versterken van interne controles, kun je de kans op fraude aanzienlijk verminderen. Bovendien is continue educatie en bewustwording van cruciaal belang om een cultuur van integriteit en compliance te bevorderen. Door deze strategieën toe te passen, kun je als organisatie het Source-to-Pay proces aanpakken en de impact van fraude minimaliseren."

Stap voor stap naar fraudepreventie:

1. Identificeer potentiële risico's

Het begrijpen van de mogelijke risico's en kwetsbaarheden in het Source-to-Pay proces is de eerste stap naar effectieve fraudepreventie. Dit omvat het analyseren van interne processen en workflows, het identificeren van zwakke punten en het implementeren van beveiligingsmaatregelen op verschillende niveaus. Zo kan het voorkomen dat eenzelfde factuur de volgende dag nogmaals door een leverancier wordt verstuurd met een andere datum of factuurnummer. Het is tamelijk belangrijk dat het systeem een controle uitgevoerd op verschillende gegevens van de factuur zoals factuurnummer, factuurbedrag, factuurdatum en leveranciersnummer. Op deze manier is het mogelijk duplicaten vroegtijdig te herkennen.

2. Centraliseer gegevens

Business Spend Management platforms bieden een gecentraliseerde opslagplaats voor gegevens, waardoor het beheer en de toegankelijkheid ervan worden verbeterd. Dit centralisatieproces minimaliseert fouten en inconsistenties in gegevens, waardoor de efficiëntie toeneemt en de kans op fraude verminderd. Het stelt gebruikers ook in staat om gegevens gemakkelijk te analyseren, wat helpt bij het identificeren van afwijkingen en het nemen van geïnformeerde beslissingen. Juliette licht toe: "Een cruciaal aspect van fraudepreventie is het nauwkeurig valideren en verifiëren van leveranciersgegevens in een zo vroeg mogelijk stadium, dus al bij het ‘onboarden’ van de leverancier. Door gegevens, zoals de bedrijfsnaam, adresgegevens, KVK inschrijving, BTW-nummer en bankrekeningnummer uit verschillende bronnen te verzamelen en te controleren, verbetert de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de gegevens. Belangrijke bronnen in dit proces zijn bijvoorbeeld KvK, Graydon-Creditsafe of SurePay. Door deze gegevens te verifiëren, bijvoorbeeld via controles van leveranciersreferenties en certificeringen, kun je potentiële frauduleuze activiteiten identificeren en voorkomen."

"Door proactief maatregelen te nemen richting leveranciers, kun je de kans op fraude aanzienlijk verminderen."

- Juliette Juffermans, Business Analyst | ISPnext

3. Versterk de interne controlemechanismen met behulp van workflows

"Naast het gebruik van een Source-to-Pay platform is het belangrijk om interne controlemechanismen te versterken. Dit omvat het implementeren van duidelijke procedures en beleidslijnen voor het goedkeuren van leveranciers, het valideren van facturen en het uitvoeren van regelmatige audits. Door sterke interne controles te hebben, minimaliseer je de kans op frauduleuze activiteiten." Een intelligent Business Spend Management platform biedt geavanceerde tools en functionaliteiten die kunnen helpen bij het detecteren en voorkomen van fraude.

4. Investeer in continue educatie en bewustwording t.b.v. integriteit en compliancy

"Fraudepreventie is een verantwoordelijkheid van de gehele organisatie, niet alleen van de inkoopafdeling. Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van de risico's van fraude en de juiste gedragscodes en procedures begrijpen. Investeer in continue educatie en bewustwordingsprogramma's om een cultuur van integriteit en compliance te bevorderen. Zo kan fraude worden voorkomen door onder andere het proces goed in te richten waarbij inkoopcontracten goed gemonitord om bijvoorbeeld te voorkomen dat de datum uit het contract verplaatst van het einde van de maand, naar het begin van de maand waardoor een extra maand gefactureerd kan worden. ''

5. Monitor en analyseer gegevens voor vroegtijdige detectie

Het monitoren en analyseren van gegevens is essentieel om fraude vroegtijdig te detecteren, bijvoorbeeld tijdens het leveranciers onboarding proces. Maak gebruik van derde partij bronnen en functionaliteit om verdachte patronen en afwijkingen op te sporen. Juliette licht toe: "Door proactief gegevens te analyseren, kun je snel reageren op potentieel frauduleuze activiteiten. Source-to-Pay platforms bieden ingebouwde analysemogelijkheden, waarmee gebruikers waardevolle inzichten kunnen verkrijgen uit de verzamelde gegevens. Ook kunnen deze platforms je attenderen op certificaten of contracten die bijna verlopen, zodat vroegtijdig actie kan worden ondernomen. Deze inzichten helpen bij het proactief nemen van maatregelen om fraude te voorkomen en risico's te verminderen."

Kortom, fraudepreventie en fraudedetectie is daarom een belangrijk aspect binnen het inkoopproces. Door middel van geavanceerde fraudedetectie, nauwkeurige gegevensvalidatie en -verificatie, evenals centraal databeheer, bieden wij een solide basis voor een veilig en duurzaam inkoop- en leveranciersmanagementproces. Je profiteert direct van verbeterde efficiëntie, lagere frauderisico's en een duurzame toeleveringsketen.

Business Spend Management in 6 stappen

Download onze whitepaper Business Spend Management in 6 stappen en ontdek hoe je meer controle krijgt over uitgaven en besparingen realiseert. Ga direct aan de slag met praktische stappen en verbeter jouw spend management!