Effizienz und digitale Transformation bei NOKERA

Die in der Baubranche tätige NOKERA Management AG hat sich innerhalb ihrer Controlling-Abteilung mehrere strategische Ziele gesetzt, um die Effizienz und Genauigkeit der Rechnungsbearbeitung zu erhöhen. Die Abteilung will die Rechnungsverarbeitung optimieren, indem sie die Verwendung von physischen Dokumenten reduziert und automatisiert, was zu einer vollständigen Digitalisierung der Eingangsrechnungen führt. Mit der Digitalisierung unserer Rechnungsverarbeitung haben wir einen enormen Effizienzgewinn erzielt und physische Dokumente praktisch eliminiert“, erklärt Roberto Termini, Leiter des Controllings. Die Automatisierung sorgt zudem für eine verbesserte Datenqualität, Transparenz und eine fehlerfreie Zuordnung und Freigabe der Rechnungen. Die Automatisierung der Eingangsrechnungen hat nicht nur die Geschwindigkeit erhöht, sondern sorgt auch für eine fehlerfreie Zuordnung und Freigabe, was für unsere Compliance entscheidend ist“, so Termini.

Darüber hinaus fördert die zentrale Datenverarbeitung die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und erhöht die Nachvollziehbarkeit und Compliance in den Buchhaltungsprozessen. Eine verlässliche Datenanalyse verbessert zudem die strategische Entscheidungsfindung. Um diese Ziele zu erreichen, wurde die AP-Automatisierungslösung integriert mit Dynamics 365 implementiert. Termini stellt fest: „Dank der zentralisierten Datenverarbeitung ist die Zusammenarbeit zwischen unseren Abteilungen viel effektiver geworden, was die Datenqualität und die Transparenz deutlich verbessert hat. Diese Initiativen haben zu einer erheblichen Verkürzung der Rechnungsbearbeitungszeit, der Eliminierung von Papierdokumenten und manuellen Eingaben, einer verbesserten Effizienz und Transparenz innerhalb der Finanzabteilung, einer Fehlerreduzierung dank automatisierter Buchungen und einer höheren Datenqualität durch die zentralisierte Verarbeitung geführt.

Vor der Implementierung der ISPnext -Lösungen hatte NOKERA mit mehreren Herausforderungen zu kämpfen. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen führte zu Verzögerungen und einer hohen Fehlerquote. Das Unternehmen musste zudem sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt kontiert und genehmigt wurden, bevor sie verbucht werden konnten. Diese Prozesse waren zeitaufwendig und ineffizient, insbesondere in einem Umfeld mit einer zunehmenden Anzahl von Rechnungen.

Die Implementierung der AP-Automation-Lösung von ISPnext begann im Februar 2023 und wurde innerhalb von drei Monaten erfolgreich abgeschlossen, mit dem Go-live im April 2023. Die Lösung wurde so konzipiert, dass sie nahtlos mit dem ERP-System Dynamics 365 zusammenarbeitet. Dabei wurden alle Rechnungen, die im System eingehen, automatisch mit den Bestellungen im ERP abgeglichen. Durch diesen Abgleich konnten Fehler schnell identifiziert und korrigiert werden, was die Effizienz und Genauigkeit der Buchhaltungsprozesse erheblich verbesserte.

Im ersten Jahr nach der Implementierung konnten bereits etwa 17.000 Rechnungen verarbeitet werden, und die Fehlerquote beim Abgleich wurde signifikant gesenkt. Der Return on Investment (ROI) wurde auf zunächst auf weniger als 6 Monate geschätzt, konnte jedoch bereits nach 3 Monaten realisiert werden. Durch die Automatisierung der Prozesse konnte die Mitarbeiterzahl in der Buchhaltungsabteilung stark reduziert werden, und die dadurch frei gewordenen Kapazitäten wurden genutzt, um offene Positionen in anderen Bereichen mit Mitarbeitermangel zu besetzen. Zusätzlich wurde ab Juni 2024 die Blindverbuchung (Ausziffern) eingeführt, um die Prozesse weiter zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

NOKERA plant, weitere Module zu implementieren, um den Automatisierungsgrad in anderen Bereichen der Buchhaltung und des Einkaufs zu erhöhen. Die Integration weiterer Funktionen zur Spend-Analyse und Berichtswesen könnten die Effizienz und Transparenz im Unternehmen weiter steigern.

NOKERA verfolgt das Ziel, die Bauindustrie durch einen skalierbaren und effizienten Ansatz in der seriellen Fertigung mit Holz nachhaltig zu transformieren und so die Energiewende im Gebäudesektor aktiv voranzutreiben. NOKERA beschäftigt rund 2.500 Mitarbeitende in Deutschland und der Schweiz und zählt zu den führenden 3% der ESG-Unternehmen (Sustainalytics-Rating). Zudem hat das Unternehmen den Deutschen Nachhaltigkeitspreis für bezahlbare Wohnungen in serieller Holzbauweise gewonnen. Der serielle Neubau, die serielle Sanierung und energetische Optimierungen durch Wärmepumpen und Photovoltaik werden dabei aus einer vollständig digitalisierten, skalierbaren Plattform bedient. Für die serielle Fertigung hat NOKERA einen eigenen digitalisierten Projektabwicklungsprozess entwickelt, der nahtlos die Planung mit Produktion und Montage verbindet. In der mit einer Fläche von 116.000 m² weltweit größten seriellen Holzbaufabrik in der Nähe von Magdeburg können jährlich bis zu 30.000 Wohneinheiten gefertigt werden, um schnell qualitativ hochwertige und nachhaltige Gebäude zu bauen zur Schaffung von lebenswertem und bezahlbarem Wohnraum.