Analysewerkzeug
iHUB nutzt die Daten aus Spend Analytics umfangreich. Paul van Wijngaarden erzählt: „Wir nutzen Spend Analytics als Analysewerkzeug, um unsere Einkaufsprozesse zu optimieren und weiter zu automatisieren. Das tun wir beispielsweise über die Einrichtung von Standardfeldern. Damit können wir Effizienzgewinne erzielen. Das hat bereits zu einem ansehnlichen Ergebnis geführt: Wir wickeln 30 000 Rechnungen mit 3,5 FTE ab.“
Darüber hinaus ist eines der Ziele bei iHUB, die Auftragsmenge zu erhöhen. Paul erklärt, wie sie das gerade umsetzen: „Die Spend Analytics-Lösung gewährt einen Einblick in unsere aktuelle Situation, wie hoch die Auftragsmenge ist und wie realistisch unsere Ziele sind. Wir verwenden in der Lösung viele KPIs und haben die Kostenstellen entsprechend unserer regionalen Struktur eingerichtet. So können wir die KPIs pro Region anzeigen lassen und den Fortschritt unserer Verbesserungen aktiv verfolgen. Darüber hinaus verwenden wir die Lösung, um zu überprüfen, ob Rechnungen ordnungsgemäß gebucht wurden, wobei auch die Buchungshistorie berücksichtigt werden kann. Mit den Funktionen des Spend Analytics-Dashboards haben wir einen Einblick in die periodischen Verpflichtungen und wie viele Einkaufsrechnungen periodisch auf der Grundlage verschiedener Arten von Aufträgen wie solchen aus dem Katalog oder dem Bestellformular abgewickelt werden.“
Prozessanalyse
iHUB analysiert aktiv: „Die Prozessanalyse nutzen wir, um langfristige Verwaltungsverpflichtungen, wie z. B. wiederkehrende Rechnungen, weiter auszubauen. Hiermit wird eine periodische Verpflichtung verknüpft, sodass jeden Monat/jedes Quartal automatisch ein Auftrag erstellt wird, in dem alles bereits vorausgefüllt ist. Das steigert die Effizienz. Die Einrichtung dieses Systems hat dazu geführt, dass wir im letzten Jahr 1300 mehr Bestellungen durchgeführt haben als im Vorjahr. Die Entwicklung stimmt positiv.“
