Business Spend Management gehört in die Vorstandsetage

Es ist daher verständlich, dass Tanate den Begriff „Business Spend Management“ und die Abkürzung BSM mit einer gewissen Skepsis verwendet. Nichtsdestotrotz ist Business Spend Management seiner Meinung nach ein Begriff mit Tiefgang. Und Business Spend Management hat seiner Meinung nach enorm an Bedeutung gewonnen. Und dass er deshalb trotz des modischen Sprachgebrauchs gerne darüber spricht und Unternehmen auf die Vorteile hinweist, die sie durch ein richtiges Business Spend Management erzielen können.  

„Business Spend Management betrifft, kurz gesagt, alle Prozesse und Aktivitäten, die erforderlich sind, um die ausgehenden Geldströme eines Unternehmens zu kontrollieren, mit Ausnahme der Personalkosten, die normalerweise über ein Gehaltsabrechnungssystem abgewickelt werden - die Ausgaben für Zeitarbeitskräfte wie Selbstständige und Freiberufler sind ebenfalls abgedeckt. Schließlich werden sie als Lieferanten betrachtet“, sagt Tanate.  

Und in der Tat ist die Digitalisierung des Source-to-Pay-Prozesses eine wichtige Aktivität von ISPnext, wie auch das Interview mit Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bei dem Unternehmen, zeigt. Aber Source-to-Pay ist nur ein Teil von Business Spend Management. „Source-to-Pay ist - zumindest in der Theorie - ein Prozess, von der Entstehung eines Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen bis hin zu deren Bezahlung, nachdem die Waren oder Dienstleistungen geliefert und in Rechnung gestellt wurden. Source-to-Pay umfasst Aktivitäten wie Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen, Bestellungsmanagement, Rechnungsbearbeitung und Bezahlung.

„Business Spend Management ist ein ganzheitlicher Ansatz, um Lieferantenbeziehungen, Ausgaben und Risiken in der Lieferkette sichtbar und steuerbar zu machen“, sagt Tanate. BSM erfolgt unter Verwendung integrierter Software anstelle der fragmentierten Tools, so genannter Punktlösungen, von denen jedes nur einen kleinen Teil der Beschaffungsprozesse abdeckt und meist unabhängig voneinander arbeitet - einige Tools von Anwälten, die Verträge aufsetzen, einige von der Beschaffungsabteilung und einige von der Finanzabteilung.“ So wie es für die Verkaufsaktivitäten eine CRM-Software gibt, um den gesamten Geschäftsprozess und die eingehenden Geldflüsse zu rationalisieren, gibt es auf der Lieferantenseite eine BSM-Software für die integrale Kontrolle der Transaktion, von der Quelle (Source) bis zur Bezahlung der Einkaufsrechnungen (Pay).  

Die Bedeutung des Business Spend Management hat in letzter Zeit deutlich zugenommen, argumentiert Tanate. „Viele Jahre lang war es so, dass die Risiken auf der Lieferantenseite begrenzt waren. Als Unternehmen ging man davon aus, dass das, was man bestellen wollte, verfügbar war. Wenn nicht von einem Lieferanten, dann von einem anderen.“ Lieferprobleme traten weniger auf und spielten in der Beschaffungspolitik noch keine unternehmenskritische Rolle. Auch dann nicht, wenn die Beschaffungspolitik strategisch angegangen wurde - und zwischen geschäftswichtigen und austauschbaren Lieferanten unterschieden wurde: Ein Lieferant war in der Regel bereit für den Kunden.

„Das ist heute nicht mehr der Fall. Das hat sich in den letzten Jahren gezeigt, als es weltweit zu massiven Lieferunterbrechungen kam. Infolgedessen kam es zu einer eingeschränkten Verfügbarkeit von Waren und Dienstleistungen und zu Versorgungsproblemen innerhalb der verschiedensten Lieferketten; Versorgungsschocks waren nie weit entfernt. Und seit dem Krieg in der Ukraine ist schmerzlich deutlich geworden, dass der Zugang zu Energie, Rohstoffen, Lebensmitteln und anderen Gütern nicht so selbstverständlich ist, wie wir es gewohnt waren. Das hat enorme wirtschaftliche und inflationäre Auswirkungen.

Jetzt, wo sich das geopolitische und makroökonomische Blatt gewendet hat, können die Preise für alle Arten von Gütern stärker schwanken als früher (wenn sie überhaupt noch verfügbar sind). Business Spend Management ermöglicht es, auf der Beschaffungsseite schnell zu handeln. Denn - und hier ist der Vergleich mit CRM so einleuchtend - ein Unternehmen, das sein BSM in Ordnung hat, hat einen klaren Einblick in alle Arten von Lieferanten, auch in solche, mit denen es in der Vergangenheit wenig oder gar keinen Kontakt hatte. „Unsere Plattform bietet einen guten Einblick in alle Arten von Lieferanten, da wir die rudimentären Informationen aus dem ERP-Paket über die Lieferanten anreichern: Unsere Kunden tauschen über die Plattform Wissen und Erfahrungen untereinander aus, und wir fügen auch Informationen aus allen möglichen externen Quellen hinzu, wie z. B. das Register der Handelskammer und GraydonCreditsafe.“ 

Sie ermöglicht den Kunden der ISPnext-Plattform, effektiver über Verfügbarkeit, Qualität und Geschäftsbedingungen zu verhandeln, und verbessert ihre Flexibilität. ISPnext-Kunden können schneller den Lieferanten wechseln, wenn irgendwo in der Lieferkette eine Störung auftritt, da sie alle notwendigen Informationen zur Hand haben. „Scharfe Einkäufer gibt es zu allen Zeiten, und sicherlich kann man den Niederländern zutrauen, dass sie Verträge gut aushandeln. Agil zu sein ist neuer und aktueller denn je. Nichts ist mehr sicher, also müssen wir immer auf 'Worst-Case'-Szenarien vorbereitet sein.“ 

Ein weiterer Grund, warum BSM an Bedeutung gewinnt, ist die Tatsache, dass die Umwelt-, Sozial- und Regierungsvorschriften ständig geändert und verschärft werden. Allzu oft bedeutet dies, dass die Kettenhaftung stärker in den Vordergrund gerückt wird und Organisationen zunehmend für das Verhalten ihrer Lieferanten mitverantwortlich gemacht werden können. „Und sie können sogar strafrechtlich verfolgt werden, wenn sich herausstellt, dass ein Lieferant die Vorschriften nicht oder nur in geringem Maße einhält. Das muss man als Einkäufer einfach wissen. Mit einem guten Business Spend Management System, das Informationen darüber liefert, inwieweit die Lieferanten die ESG-Regeln einhalten, ist das möglich.“ Daher bietet die Plattform auch diese Art von Lieferanteninformationen, damit die Kunden nicht beschuldigt werden können, sich an unvorteilhaften Praktiken zu beteiligen. 

Alles in allem ist das Business Spend Management nach Ansicht von Tanate zu wichtig, um es nur der Beschaffungsabteilung zu überlassen. „Die Beschaffung ist oft operativ getrieben und steht unter dem täglichen Druck der Organisation“, sagt er. 

„Angesichts der strategischen Bedeutung und Komplexität von BSM gehört es in das Portfolio eines Vorstandsmitglieds. Und da sich BSM auf das Finanzmanagement, ausgehende Cashflows und die Verwaltung und Kontrolle von Risiken und Unterstützung durch ein integriertes System konzentriert, scheint mir der CFO der geeignete Verantwortliche zu sein.“

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Financieel Management.