'Business Spend Management hoort in de board room thuis'

"Business Spend Management betreft, kort gezegd, alle processen en activiteiten die nodig zijn om de uitgaande geldstromen van een organisatie te beheersen, behalve personeelskosten die meestal via een salarisadministratie lopen - uitgaven voor tijdelijke arbeid zoals ZZP'ers en flexwerkers vallen er weer wel onder. Zij worden immers gezien als leveranciers", zegt Tanate.  

En inderdaad is het digitaliseren van het Source-to-Pay-proces een belangrijke activiteit van ISPnext, zoals ook blijkt uit het interview met Maarten de Ru, Director Partners & Alliances van het bedrijf. Maar Source-to-Pay is slechts een onderdeel van Business Spend Management. "Source-to-Pay is - zeker in theorie - een proces, van de start waarin er een behoefte ontstaat aan goederen of diensten tot en met de betaling daarvan nadat de goederen of diensten geleverd en gefactureerd zijn. Source-to-Pay omvat activiteiten als leveranciersselectie, contractonderhandelingen, inkooporderbeheer, factuurverwerking en betaling.  

Business Spend Management is een holistische aanpak om leveranciersrelaties, uitgaven en risico’s in de leverketen zichtbaar en beheersbaar te maken", zegt Tanate. BSM vindt plaats met gebruik van geïntegreerde software in plaats van de versnipperde tools, zogenaamde puntoplossingen, die elk maar klein deel van de inkoopprocessen dekken, en veelal los van elkaar opereren - sommige tools door juristen die contracten opstellen, andere door de inkoopafdeling en weer andere door de financiële afdeling." Zoals dat voor de verkoopactiviteiten ook het geval is, daar is er CRM-software om de hele commerciële proces en de inkomende geldstromen te stroomlijnen, aan leverancierszijde is er BSM-software voor een integrale beheersing van transactie, van bron (source) tot betaling van inkoopfacturen (pay).  

Het belang van Business Spend Management is in de afgelopen tijd sterk toegenomen, betoogt Tanate. "Het is jarenlang zo geweest dat de risico's aan de leverancierskant beperkt waren. Je ging er als organisatie vanuit dat wat je wilde bestellen ook verkrijgbaar was. Zo niet bij de ene leverancier, dan wel bij een ander." Leveringsproblemen deden zich minder voor, en speelden nog geen bedrijf kritische rol binnen het inkoopbeleid. Zelfs niet als het inkoopbeleid strategisch werd benaderd - en er onderscheid werd gemaakt tussen leveranciers die van levensbelang waren voor de onderneming en leveranciers die onderling uitwisselbaar waren: een leverancier stond in de regel klaar voor afnemers.

"Dat is niet meer zo. Dat bleek de afgelopen jaren wel toen er wereldwijd enorme verstoringen gingen optreden in de supply. Met als gevolg beperkte beschikbaarheid van goederen en diensten en leveringsproblemen binnen allerlei supply chains ontstonden; schokken in het aanbod zijn nooit ver weggeweest. En sinds de oorlog in de Oekraïne is pijnlijk duidelijk geworden dat de beschikking hebben over energie, grondstoffen, voedsel en andere goederen niet zo voor de hand liggend is als we gewend waren. Met een enorme commerciële en inflatoire impact als gevolg.''

Nu het geopolitieke en macro-economische tij gekeerd is, kunnen prijzen van allerlei goederen sterker fluctueren dan voorheen (als ze al verkrijgbaar zijn). Business Spend Management maakt het mogelijk om aan de inkoopzijde snel te kunnen schakelen. Immers - en hier is de vergelijking met CRM zo verhelderend - een bedrijf dat zijn BSM goed op orde heeft, heeft duidelijk inzicht in allerlei leveranciers, ook in de leveranciers waarmee het in het verleden niet of nauwelijks contact heeft gehad. "Ons platform biedt goed inzicht in allerlei leveranciers, aangezien wij de rudimentaire informatie uit het ERP-pakket over leveranciers verrijken: onze klanten delen via het platform kennis en ervaring met elkaar, en daarnaast voegen wij ook informatie uit allerlei externe bronnen toe, zoals het register van de Kamer van Koophandel en GraydonCreditsafe."  

Het stelt de bij het platform aangesloten klanten van ISPnext in staat om én scherper te kunnen onderhandelen over beschikbaarheid, kwaliteit en commerciële voorwaarden én het is bevorderlijk voor hun 'agility'. Klanten van ISPnext kunnen sneller wisselen van leverancier als zich ergens in de toevoerketen een verstoring optreedt, doordat ze alle benodigde informatie binnen handbereik hebben. "Scherp inkopen is van alle tijden, en zeker Hollanders kun je het wel toevertrouwen om contracten goed uit te onderhandelen. Wendbaar zijn is nieuwer, en actueler dan ooit. Niets is nog zeker waardoor we altijd voorbereid moeten zijn op ‘worst case’ scenario’s." 

Nog een reden dat BSM aan belang wint is dat de Environmental, Social en Governemental-regels voortdurend worden veranderd en aangescherpt. Maar al te vaak betekent dit dat de ketenaansprakelijkheid meer nadruk krijgt, en organisaties in toenemende mate medeverantwoordelijk kunnen worden gehouden voor het gedrag van hun toeleveranciers. "En zelfs strafrechtelijk kunnen worden vervolgd, als blijkt dat een leverancier zich niet of in mindere mate aan de regels houdt. Dat moet je maar net weten als afnemer. Met een goed Business Spend Management-systeem, met informatie over in hoeverre leveranciers 'compliant' zijn met ESG-regels kan dat." Vandaar dat het platform ook dat soort leveranciersinformatie verschaft, zodat klanten kunnen vermijden dat hun kan worden verweten dat ze zich met onfrisse praktijken inlaten. 

Al met al is Business Spend Management in de ogen van Tanate te belangrijk om over te laten aan alleen de afdeling inkoop. "Inkoop is vaak operationeel gedreven, en staat onder dagelijkse druk van de organisatie.” 

“Gezien het strategische belang en de complexiteit van BSM hoort dit thuis in de portefeuille van iemand binnen de raad van bestuur. En aangezien BSM zich richt op het financieel beheer, uitgaande geldstromen en het managen en beheersen van risico’s en de ondersteuning door middel van een geïntegreerd-systeem, lijkt de CFO me de aangewezen functionaris om deze verantwoordelijkheid op zich te nemen."