PDF-Rechnungen gehören der Vergangenheit an – dank elektronischer Rechnungen

In den letzten Jahrzehnten wurden bei der Digitalisierung von Einkaufsrechnungen enorme Fortschritte gemacht. John: „Rechnungen gehen nicht mehr verloren, die Mitarbeiter können sie digital freigeben und die Durchlaufzeiten sind deutlich kürzer. Der automatische Abgleich mit Einkaufsrechnungen ermöglicht kurze Durchlaufzeiten. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung werden die Rechnungen automatisch aus den Mail-Postfächern abgerufen, die Dokumente werden klassifiziert und u.a. auf Duplikate geprüft. Oft wird eine Erkennungs-Technologie (OCR) verwendet. Obwohl sich die OCR-Technologie in den letzten Jahren verbessert hat, ist sie nach wie vor eher suboptimal. Eine erkannte Rechnung muss oft noch auf Fehler geprüft werden, da die Interpretation der Schriftzeichen durch das Programm fehleranfällig bleibt. Der Unterschied zwischen, beispielsweise, einer 5 und einem S oder einer 1 und einem I ist manchmal schon für das menschliche Auge kaum zu erkennen, geschweige denn für Software. Dadurch ist der Prozess der Rechnungsverarbeitung nicht vollständig effizient. Zudem besteht die Gefahr, dass der Benutzer das Ergebnis ‚verschlimmbessert‘.“

Eine weitere knifflige Angelegenheit sind Einkaufsrechnungen. Diese werden oft als Sammelrechnungen mit der erforderlichen Anzahl an Rechnungszeilen geliefert. Anbieter haben zu diesem Zweck Zeilenerkennungsmodule im Angebot, wie es auch in der Vergangenheit bei ISPnext der Fall war. John: „Obwohl die externe Zeilenerkennungssoftware ihren Dienst tat, entsprachen die Ergebnisse nicht den Erwartungen. Die Komplexität von Rechnungszeilen erwies sich als zu vielfältig für diese Software, was zu niedrigeren Abgleichs-Quoten führte. Im Ergebnis braucht es noch eine Menge manueller Sucharbeit, um festzustellen, welche Zeilen, Beträge und Mengen in Rechnung gestellt werden. Auch die Pflege von Vorlagen erwies sich für die Kreditorenbuchhaltung als zu kompliziert, was zu zusätzlichen Consultancy-Kosten führte. Zum Teil aus diesen Gründen und wegen der Zunahme elektronischer Rechnungen bieten wir keine Linienerkennungssoftware mehr an. Seitdem wird der Entwicklung und Bearbeitung elektronischer Rechnungen Priorität eingeräumt.“

Die elektronischen Formate EDI (Electronic Data Interchange) und XML (Extensible Markup Language) finden nur selten Anwendung, obwohl es etablierte Technologien sind. Viele Gesetzgeber schreiben diese Standards bereits für bestimmte Sektoren vor. Trotz der großen Fortschritte in Sachen Digitalisierung gibt es in vielen Unternehmen für Verbesserungen und Automatisierung noch Luft nach oben. Die elektronische Rechnungsstellung kann mindestens ebenso große Auswirkungen haben. Warum bleibt das Potenzial der elektronischen Rechnungsstellung oft noch ungenutzt? Was sind die Gründe für die nur häppchenweise vorankommende Nutzung dieser Technologie?

Im Blog-Beitrag „e-Invoicing“ können Sie die 5 Gründe für diese langsame Einführung von elektronischer Rechnungsstellung nachlesen.