PDF factuur verleden tijd met de elektronische factuur

De afgelopen decennia zijn er enorme stappen gezet met het digitaliseren van inkoopfacturen. John: "Facturen raken niet meer zoek, men kan digitaal goedkeuren en doorlooptijden zijn aanzienlijk korter. Het automatisch matchen met inkooporders maakt een korte doorlooptijd mogelijk. Met digitale factuurverwerking worden facturen automatisch opgehaald uit mailboxen, documenten geclassificeerd en o.a. getoetst op doublures. Er wordt vaak herkenning (OCR) toegepast. De OCR technologie is de voorbije jaren wel verbeterd, echter blijft het een suboptimaal proces. Een herkende factuur dient vaak nog gecontroleerd te worden op fouten, want de interpretatie van tekens blijft foutgevoelig. Het verschil tussen bijvoorbeeld een 5 en een S, een 1 en een I is soms nauwelijks te onderscheiden met het oog, laat staan voor software. Het factuurverwerkingsproces verloopt hierdoor niet volledig efficiënt. Het risico bestaat ook dat de gebruiker handmatig foutieve aanpassingen maakt."

Een andere complexiteit zijn de inkooporder facturen. Veelal worden deze als verzamelfacturen aangeleverd met de nodige hoeveelheid factuurregels. In de markt bieden aanbieders hiervoor regelherkenningsmodules aan, zo ook in het verleden bij ISPnext. John: “Ondanks dat externe regelherkenningssoftware werkt, bleven de resultaten achter op de verwachtingen. De complexiteit van factuurregels bleek te divers voor deze software met als resultaat lagere matchingsscores. Hierdoor blijft het veel handmatig uitzoekwerk om te bepalen welke regels, bedragen en hoeveelheden worden gefactureerd. Het onderhoud van templates bleek ook te ingewikkeld voor de crediteurenadministratie met extra consultancy kosten tot gevolg. Mede omwille van deze redenen en de opkomst van elektronische facturen bieden wij geen regelherkenning meer aan. De ontwikkeling en afhandeling van elektronische facturen heeft sindsdien prioriteit gekregen.”

Elektronische formaten EDI (Electronic Data Interchange) en XML (Extensible Markup Language) komen nog in mindere mate voor terwijl het bewezen technologieën zijn. Veel overheden verplichten deze standaarden al voor bepaalde sectoren. Ondanks de grote stappen in digitalisering is er bij veel organisaties nog ruimte voor verbetering en automatisering. Elektronisch factureren kan voor minstens zo’n groot effect zorgen. Waarom wordt de potentie van de elektronische factuur nog vaak onbenut gelaten? Wat zorgt ervoor dat de adoptie ervan zo gestaag verloopt?

In de blog ‘E-Invoicing' lees je de 5 redenen van gestage adoptie van e-facturatie.