Volumenrabatte nutzen mit dem Rebate Management

Bei der Vertragsgestaltung investieren Einkäufer oft viel Zeit und Energie in solche Volumenvereinbarungen. Das Einziehen der Boni erweist sich dann als schwierig, da die Vereinbarungen nicht gut dokumentiert werden. "Sie werden oft manuell geführt und mit Daten aus verschiedenen Systemen gespeist", sagt John Schouten, Director Product Management bei ISPnext. "Dadurch fehlt der Überblick, sowohl im Einkauf als auch in der Finanzabteilung." Eine zusätzliche Folge von unbekannten Einkaufsvereinbarungen ist, dass in (großen) Organisationen viele Waren und Dienstleistungen außerhalb der zentral vereinbarten Verträge eingekauft werden. "Dieser 'off-contract'-Anteil kann in einigen Fällen bis zu 40% betragen. Das trägt dazu bei, dass bestimmte Volumenschwellen nicht oder weniger schnell erreicht werden."

Traditionell betrachten Einkäufer die Reduzierung von Ausgaben als ihre Hauptaufgabe. Versäumte Bonusrabatte betreffen lediglich 0,2% aller Ausgaben, so Schouten. "Das ist Geld, das praktisch auf dem Tisch liegt, 'money on the table'. Sie müssen sicherstellen, dass dieses Geld in der Tasche landet. Dafür müssen Sie genau wissen, was Sie bestellen, und wann Volumenrabatte greifen. Wo liegen die Volumengrenzen, und für welche Produktgruppen und Zeiträume gelten sie? Und dann müssen Sie Ihre Lieferanten im Auge behalten." Dies ist mit der Plattform für Business Spend Management (BSM) von ISPnext möglich. Diese Plattform enthält seit kurzem ein spezielles Modul für das Rebate Management. "Rebates werden in der Praxis häufig in Excel-Dateien festgehalten. Das ist jedoch arbeitsintensiv und fehleranfällig. Außerdem steht die Information nicht in Echtzeit zur Verfügung und lässt sich nicht einfach mit anderen teilen. Wenn Sie nur einen Vertrag mit Volumenrabatten haben, ist das kein so großes Problem. Aber bei Großhändlern, Herstellern, Einzelhändlern und in der Lebensmittel- und Getränkebranche gibt es manchmal gleichzeitig bis zu hundert Bonusvereinbarungen. Dann wird es unübersichtlich. Es sei denn, Sie regeln es zentral; dann ist es plötzlich sehr einfach zu verwalten."

Er erklärt, wie die Plattform funktioniert. 'Mit Vendor & Contract Management werden Vertragsvereinbarungen festgehalten. Diese werden dann mit den Ausgabendaten aus allen Rechnungen sowie den laufenden Bestellungen von Beschaffung und dem ERP-System abgeglichen. Das bietet Echtzeiteinblicke in die Volumenrabatte, sowohl in das, was bereits realisiert wurde, als auch in das, was noch zu realisieren ist. Die Plattform erinnert Sie proaktiv an Fristen und gibt Vorschläge zur Maximierung von Rabatten. Auf diese Weise hat die Beschaffung einen viel klareren Blick auf den aktuellen Status der Bonusrabatte. Diese Vereinbarungen können dann besser verwaltet und in enger Absprache mit Finanzen genutzt werden.'

Über das Supplier Portal - ein Teil des BSM-Plattforms - kann der Lieferant die Vereinbarungen, Bestellungen, Rechnungen und Rabatte in Echtzeit selbst verfolgen. 'So hat auch er Einblick in die noch ausstehenden Boni.' Schouten nennt einen wichtigen Nebeneffekt. 'Diskussionen über Kickback-Gebühren gehören dann der Vergangenheit an. Am Ende eines Jahres gibt es oft Meinungsverschiedenheiten darüber, was unter die Rabattvereinbarungen fällt und in welchem Zeitraum bestellt wurde. Das kann zu unangenehmen Gesprächen führen: Eine Partei kalkuliert bereits Boni ein, während die andere bestimmte Margen erwartet. Das führt zu Konflikten.' Innerhalb des BSM-Plattforms betrachten beide Parteien dieselben Daten aus den Verträgen, den Rechnungen und den ausstehenden Bestellungen. 'Es geht um beträchtliche Geldbeträge. Das möchten Sie gemeinsam dokumentieren und überwachen. Dann ist es für den Käufer und den Lieferanten klar, worauf sie Anspruch haben oder nicht. Das fördert die gegenseitige Beziehung.'

ISPnext ist der erste Anbieter von BSM-Software, der eine solche Lösung in seine Cloud-Plattform integriert hat. 'Das ist einzigartig', sagt Schouten. 'Die Art und Weise, wie Organisationen mit Kosten und Boni umgehen, wird sich dadurch verändern. Es ermöglicht Organisationen, Einkaufsboni in Echtzeit und effektiv zu verwalten. Das wird zu erheblichen Einsparungen und damit zu einem Wettbewerbsvorteil führen. Innerhalb des Business Spend Management ist das wirklich ein Gamechanger.'

"Es wird zu erheblichen Einsparungen führen und somit einen Wettbewerbsvorteil bieten.''

Für Einkäufer ist das Rebate Management in dieser Form sehr attraktiv, findet er. 'Normalerweise hat die Beschaffung nur wenig Einblick in die tatsächlichen Ausgaben. Das liegt mehr im Zuständigkeitsbereich der Finanzen. Jetzt werden die getroffenen Vertragsvereinbarungen plötzlich sehr konkret. Es handelt sich um Geld, über das hart verhandelt wurde. Damit kann man die Amortisationszeit konkret berechnen. Denn Sie erhalten sofort 'Bargeld' zurück. Als Einkäufer realisieren Sie bereits getroffene Vereinbarungen, die direkt dem Ergebnis zugutekommen.'

Das Modul wurde in Zusammenarbeit mit Benutzern des BSM-Plattforms von ISPnext entwickelt. 'Man sieht, dass Vertrags- und Lieferantenmanagement stark professionalisiert wird. Aus dieser Entwicklung ergibt sich die Notwendigkeit, Bonusvereinbarungen besser zu verwalten.' Es passt in die umfassendere Vision von ISPnext im Bereich Business Spend Management. 'Wir konzentrieren uns darauf, wie Organisationen ihre Ausgaben vereinfachen. BSM sollte zu konkreten Einsparungen führen. Das Rebate Management ist der neueste Meilenstein in dieser Mission. Unterm Strich führt jeder eingesparte Euro zu einem besseren Unternehmensergebnis.'

Dieser Artikel wurde in der niederländischen magazin DEAL! veröffentlicht.