Volumekortingen verzilveren met Rebate Management

‘Volumekorting’ is een veel gebruikte term tijdens contractonderhandelingen. Inkopers weten dat die onderhandelingen, juíst bij het onderwerp bonusafspraken, scherp kunnen zijn. Maar het daadwerkelijk incasseren van de overeengekomen bonussen blijft regelmatig achterwege. Rebate Management is daarvoor de remedie.

Leveranciers beogen met rebates (ook wel kick-backs of bonussen genoemd) loyaliteit te kweken bij hun afnemers. Tegelijkertijd geven ze extra prikkels om grotere volumes in te kopen. Dat doen zij door aan het einde van een periode een bedrag terug te betalen aan de afnemer, als deze een X-aantal artikelen heeft ingekocht of voor een bepaald bedrag heeft besteld.

Gebrek aan overzicht

Bij de totstandkoming van contracten steken inkopers vaak veel tijd en energie in dergelijke volumeafspraken. Het incasseren van de bonussen blijkt vervolgens

lastig, omdat afspraken niet goed worden vastgelegd. “Ze worden vaak handmatig bijgehouden, gevoed met data uit verschillende systemen”, weet John Schouten, Director Product Management bij ISPnext. “Dan ontbreekt het overzicht, zowel bij Inkoop als bij Finance.” Een bijkomend gevolg van onbekende inkoopafspraken is dat binnen (grote) organisaties veel goederen en diensten buiten de centraal overeengekomen contracten worden ingekocht. “Dit aandeel ‘off-contract’ loopt in sommige gevallen op tot wel 40%. Dat zorgt er mede voor dat bepaalde volumedrempels niet of minder snel worden bereikt.”

Uitgaven reduceren

Van oudsher zien inkopers het reduceren van uitgaven als hun belangrijkste taak. Gemiste bonuskortingen betreffen zo maar 0,2% van alle uitgaven, zegt Schouten. “Dat is geld dat feitelijk op tafel ligt, money on the table. Je moet ervoor zorgen dat dit money in the pocket wordt. Daarvoor moet je goed in kaart hebben wat je bestellingen zijn en op welk moment volumekortingen in werking treden. Waar liggen de volumegrenzen en voor welke productgroepen en periodes gelden die?

En daar moet je vervolgens je leveranciers scherp op houden.” Dit kan met het platform voor Business Spend Management (BSM) van ISPnext. Dat platform bevat sinds kort een speciale module voor Rebate Management. “Rebates worden in de praktijk veelal vastgelegd in Excel-bestanden. Maar dat is arbeidsintensief en foutgevoelig. Bovendien is de informatie niet realtime beschikbaar en kun je die niet eenvoudig met anderen delen. Als je maar één contract met volumekortingen hebt, is dat niet zo’n probleem. Maar bij groothandels, productiebedrijven, retailers en in de sector food & beverages lopen er soms wel honderd bonusafspraken tegelijk. Dan wordt het onoverzichtelijk. Tenzij je het dus centraal regelt; dan is het ineens heel eenvoudig te managen.”

"Het platform herinnert je proactief aan deadlines en doet suggesties om kortingen te maximaliseren.”

- John Schouten, Director Product Management | ISPnext

Samenwerking met Finance

Hij legt uit hoe het platform werkt. “Met Vendor & Contract Management leg je contractafspraken vast. Die match je vervolgens met de spend data uit alle facturen én met de lopende orders van Procurement en het ERP-systeem. Dat geeft realtime inzicht in de volumekortingen, zowel in wat al is gerealiseer als in datgene wat nog te realiseren is. Het platform herinnert je proactief aan deadlines en doet suggesties om kortingen te maximaliseren. Op die manier heeft Inkoop veel meer zicht op de actuele status van bonuskortingen. Die afspraken kun je vervolgens beter managen en in nauw overleg met Finance benutten.”

Betere relatie met leverancier

Via de Supplier Portal – onderdeel van het BSM-platform – kan de leverancier de afspraken, orders, facturen en kortingen zelf realtime volgen. “Zodat ook die zicht heeft op de nog uit te keren bonussen.” Schouten benoemt een belangrijk neveneffect. “Discussies over kickbackfees zijn dan verleden tijd. Nu is er aan het einde van een jaar vaak onenigheid over wat wel en niet onder de kortingsafspraken valt en de periode waarbinnen is besteld. Dat kan tot vervelende gesprekken leiden: de ene partij calculeert al bonussen in en de ander verwacht bepaalde marges te realiseren. Dat botst.” Binnen het BSM-platform kijken beide partijen naar dezelfde data, afkomstig uit de contracten zelf, de facturen en de uitstaande orders. “Het gaat om grote sommen geld. Dat wil je samen vastleggen en kunnen monitoren. Dan is het voor zowel afnemer als leverancier helder waar wel en geen recht op is. Dat bevordert de onderlinge relatie.”

Baanbrekend

ISPnext is de eerste leverancier van BSM-software die een dergelijke oplossing in haar cloudplatform heeft geïntegreerd. “Dit is uniek”, stelt Schouten. “De manier waarop organisaties met kosten en bonussen omgaan, zal hierdoor transformeren. Het stelt organisaties in staat om inkoopbonussen realtime en effectief te managen. Dat gaat resulteren in aanzienlijke besparingen en dus in competitief voordeel. Dit is binnen Business Spend Management echt een gamechanger.”

"Het gaat resulteren in aanzienlijke besparingen en dus in competitief voordeel."

Voor inkopers is Rebate Management in deze vorm heel aantrekkelijk, vindt hij. “Normaal heeft Inkoop weinig zicht op de daadwerkelijke Spend. Dat ligt toch meer bij Finance. Nu worden gemaakte contractafspraken ineens heel concreet. Het is geld waar hard over is onderhandeld. Hiermee kun je de terugverdientijd concreet berekenen. Je krijgt namelijk direct ‘contant’ geld terug. Als inkoper verzilver je eerder gemaakte afspraken, die direct ten goede komen aan het resultaat.”

Verder professionaliseren

De module is ontwikkeld in samenwerking met gebruikers van het BSM-platform van ISPnext. “Je ziet dat contract- en leveranciersmanagement enorm aan het professionaliseren is. Vanuit die beweging komt de behoefte voort om bonusafspraken beter te managen.” Het past in de bredere visie van ISPnext op Business Spend Management. “We richten ons op het vereenvoudigen van de manier waarop organisaties hun uitgaven beheersen. BSM moet leiden tot concrete besparingen. Rebate Management is de nieuwste mijlpaal in die missie. Onder aan de streep leidt elke bespaarde euro tot een beter bedrijfsresultaat.”

Dit artikel is gepubliceerd in vakblad DEAL!

Contract Management in 5 stappen

Download de whitepaper In 5 stappen klaar voor Contract Management en ontdek hoe je jouw contractbeheer eenvoudig optimaliseert. Leer praktische stappen voor efficiënt beheer en maximale controle over je contracten. Start vandaag met verbeteren!