Rebate Management: De oplossing voor volumekortingen

Rebate Management: de remedie voor het incasseren van volumekortingen

‘Volumekorting’ is een veelgebezigde term tijdens contractonderhandelingen. Die onderhandelingen kunnen, juíst bij dit onderwerp, scherp zijn. Vreemd genoeg blijft vervolgens het incasseren van afgesproken bonussen regelmatig achterwege. Rebate Management is de remedie.

Veel leveranciers bieden rebates (ook wel kick-backs of bonussen
genoemd) aan om enerzijds loyaliteit van hun afnemers en anderzijds inkoop van grote volumes te stimuleren. Zij betalen een afnemer aan het einde van een periode een bedrag terug, als deze een X-aantal artikelen heeft ingekocht of voor een bepaald bedrag heeft besteld. Bij de totstandkoming van contracten steken inkopers vaak veel tijd en energie in dergelijke volumeafspraken. Met het daadwerkelijk incasseren van de bonussen wordt een stuk slordiger omgesprongen.

Tijdrovend en foutgevoelig

Het eerste probleem waar de inkopende partij tegenaan loopt, is dat er op verschillende plaatsen in de organisatie nog veel goederen en diensten buiten de centraal overeengekomen contracten worden ingekocht. “Dit aandeel ‘off-contract’ loopt in sommige gevallen op tot wel 40%”, weet Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bij ISPnext. “Een gevolg daarvan is dat bepaalde volumedrempels niet of minder snel worden bereikt.” Maar ook als dit probleem minder speelt, worden bonusafspraken lang niet altijd opgevolgd, constateert hij. “Omdat de afspraken niet goed worden geregistreerd. Ze worden vaak handmatig in Excel-bestanden bijgehouden, gevoed met data uit verschillende systemen. Dat is tijdrovend én foutgevoelig. Zeker als er door personeelsverloop mensen zijn vertrokken, raakt het zicht op bonusafspraken vertroebeld. Binnen de organisatie is onvoldoende bekend waar de volumegrens ligt en voor welke periode die geldt.”

Van ‘the table’ in ‘the pocket’

Gemiste bonuskortingen betreffen zo maar 0,2% van alle uitgaven. “Dat is geld dat feitelijk op tafel ligt, money on the table”, zegt De Ru. “Je moet ervoor zorgen dat dit money in the pocket wordt. Daarvoor moet je goed in kaart hebben wat je bestellingen zijn en op welk moment volumekortingen in werking treden. Waar liggen de volumegrenzen en voor welke periode gelden die? En daar moet je vervolgens je leveranciers scherp op houden.” Om dit probleem te tackelen, heeft ISPnext de module ‘Rebate Management’ toegevoegd aan het platform voor Business Spend Management (BSM). “Als je maar één contract met volumekortingen hebt, dan is dat nog wel te doen. Maar bij groothandels, productiebedrijven, retailers en in de sector food & beverages lopen er soms wel honderd bonusafspraken tegelijk. Dan wordt het onoverzichtelijk. Tenzij je het centraal regelt; dan is het heel eenvoudig te managen.”

Onenigheid over wat wel onder de bonusafspraken valt en wat niet en de periode waarbinnen is besteld, kan tot heel vervelende gesprekken leiden. In het BSM-platform zit je echter allebei naar dezelfde data te kijken, afkomstig uit de contracten zelf, de facturen en de uitstaande orders. Het is voor alle partijen helder waar wel en geen recht op is, en dat komt de onderlinge relatie ten goede.”

"De manier waarop organisaties met kosten en bonussen omgaan, zalhierdoor transformeren.”

- Maarten de Ru, Director Operations | ISPnext

Baanbrekend

ISPnext is de allereerste leverancier van BSM-software die een dergelijke faciliteit in haar platform heeft geïntegreerd. “Dit is echt uniek”, stelt De Ru. “De manier waarop organisaties met kosten en bonussen omgaan, zal hierdoor transformeren. Het stelt organisaties in staat om inkoopbonussen realtime en heel effectief te managen. Dat gaat resulteren in aanzienlijke besparingen en dus in competitief voordeel. Dit is binnen Business Spend Management echt een gamechanger.”

“De return on investment (ROI) is heel zichtbaar”, benadrukt hij. “Je kunt de terugverdientijd concreet berekenen. Je krijgt namelijk direct ‘contant’ geld terug. Vanuit Finance verzilver je eerder gemaakte afspraken, die direct ten goede komen aan je resultaat.”

Verder professionaliseren

De module is ontwikkeld in samenwerking met gebruikers van het BSMplatform van ISPnext. “Je ziet dat contract- en leveranciersmanagement enorm aan het professionaliseren is. Vanuit die beweging komt ook de behoefte voort om bonusafspraken beter te managen.” Het past in de bredere visie van ISPnext op Business Spend Management. “We richten ons op het vereenvoudigen van de manier waarop organisaties hun uitgaven beheersen. BSM moet leiden tot concrete besparingen. Rebate Management is de nieuwste mijlpaal in die missie. Onder aan de streep leidt elke bespaarde euro tot een beter bedrijfsresultaat.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Executive Finance.nl

Contract Management in 5 stappen

Download de whitepaper In 5 stappen klaar voor Contract Management en ontdek hoe je jouw contractbeheer eenvoudig optimaliseert. Leer praktische stappen voor efficiënt beheer en maximale controle over je contracten. Start vandaag met verbeteren!