Toegankelijke factuurstromen bij B&G Hekwerk

Train de trainer

Willem Andree, controller bij B&G Hekwerk, ondersteunt zijn collega’s bij het correct verwerken van facturen. Daarnaast beheert hij als admin de inrichting van ISP-Invoice. Willem vertelt over het kennismakingstraject met ISPnext: “Na een demo en het referentiebezoek aan een andere klant van ISPnext waren we overtuigd zaken te gaan doen.” Willem heeft de korte doorlooptijd van iets meer dan drie maanden als een pluspunt ervaren. Hij legt uit hoe dit in z’n werk ging: “We startten met een kick-off om alle neuzen dezelfde kant op te hebben. Zo konden we in kaart brengen wat onze wensen waren en wat noodzakelijk was voor de inrichting van ISP-Invoice. Vervolgens hebben we intern getest met vier trainingsdagen in een periode van vier weken. De trainingsdagen hadden een positief effect door het 1-op-1 trainen van de medewerkers. ‘Bugs’ werden direct opgepakt voordat we live gingen. Sindsdien zijn we live met ISP-Invoice en werken we er dagelijks mee.”

Ewoud Woudenberg, accountmanager bij ISPnext, licht het inwerktraject toe: “Wij werken volgens het concept ‘Train de trainer’. Door de juiste kennis over te dragen aan Willem is hij in staat zo zelfstandig mogelijk te functioneren. Willem: “Het inwerken door te trainen werkte goed. De uitleg aan goedkeurders binnen de organisatie over het goedkeuren van facturen is intern opgepakt via korte meetings. De betrokkenheid was erg hoog vanuit B&G als vanuit ISPnext.” Ewoud: “Uiteraard staan wij achter de schermen voor Willem klaar met onze support-afdeling.”

Willem: ‘’De afhandeling van facturen gebeurt vanaf nu volledig digitaal. Het goedkeuringsproces zit zo in elkaar dat de factuur via ISP-Invoice digitaal bij de juiste persoon terecht komt. We hebben altijd zicht op waar een factuur zich bevindt in het proces. Hierdoor hebben we een efficiëntieslag gemaakt en richten we op ons nu op andere processen binnen de administratie.’’

Willem: “De samenwerking verloopt naar tevredenheid. Er zijn regelmatig updates welke uitvoerig worden getest. Vooraf wordt goed gecommuniceerd wanneer deze updates worden uitgevoerd. Iedereen ziet de voordelen van het digitaal verwerken en goedkeuren van de facturen.” Ook de SmartScan-module werkt naar tevredenheid: “Het grootste gedeelte van de facturen wordt goed herkend. Alleen de XML-bestanden worden nog niet altijd juist herkend. Onze vaak kleinere leveranciers en ik weten nog niet altijd waar de oplossing in zit. We kunnen ISP-Invoice dus nog verder optimaliseren door te werken aan de herkenningspunten. Zo worden ook de XML-bestanden van onze leveranciers beter verwerkt. Het uiteindelijke doel is een zo hoog mogelijk herkenningspercentage.”

Willem sluit af: “De software van ISPnext heeft zeker weten een efficiëntieslag opgeleverd voor onze financiële afdeling. Er is minder papier in omloop en we verwerken meer facturen met minder capaciteit. We zijn erg tevreden over het gebruik van ISP-Invoice en gaan dit nog jaren gebruiken. Ook wordt de applicatie geïmplementeerd voor onze vestiging in België.”