Zugängliche Rechnungsströme bei B&G Hekwerk

Willem Andree, Controller bei B&G Hekwerk, unterstützt seine Kollegen bei der korrekten Bearbeitung von Rechnungen. Er verwaltet auch die Einrichtung der Rechnungsbearbeitungslösung als Administrator. Willem spricht über den Einführungsprozess mit ISPnext: „Nach einer Demo und dem Referenzbesuch bei einem anderen ISPnext-Kunden waren wir überzeugt, ins Geschäft zu kommen.“ Willem empfand die kurze Vorlaufzeit von etwas mehr als drei Monaten als ein Plus. Er erklärt, wie das funktionierte: „Wir begannen mit einem Kick-off, um alle Nasen in die gleiche Richtung zu haben. So konnten wir feststellen, welche Anforderungen wir hatten und was für die Einrichtung der Rechnungsbearbeitungslösung erforderlich war. Dann testeten wir intern mit vier Schulungstagen über einen Zeitraum von vier Wochen. Die Schulungstage hatten einen positiven Effekt, da die Mitarbeiter 1:1 geschult wurden. Bugs“ wurden unmittelbar vor der Inbetriebnahme behoben. Seitdem sind wir mit der digitalen Rechnungsprüfung live und arbeiten täglich damit.“

Ewoud Woudenberg, Sales Executive bei ISPnext, erklärt den Einarbeitungsprozess: „Wir arbeiten nach dem Konzept ‚Train the trainer‘. Indem wir Willem das richtige Wissen vermitteln, ist er in der Lage, so selbstständig wie möglich zu arbeiten. Willem: „Die Einarbeitung durch Training hat gut funktioniert. Die Erläuterung der Rechnungsfreigabe für die Genehmiger innerhalb der Organisation wurde intern in kurzen Sitzungen aufgegriffen. Die Beteiligung war sowohl bei B&G als auch bei ISPnext sehr hoch.“ Ewoud: „Wir sind natürlich bereit für Willem hinter den Kulissen mit unserer Supportabteilung.“

Willem: ''Die Rechnungsbearbeitung ist jetzt vollständig digital. Der Genehmigungsprozess ist so strukturiert, dass die Rechnung über die Rechnungsverarbeitung digital an die richtige Person gelangt. Wir wissen immer, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. Dadurch sind wir effizienter geworden und können uns nun auf andere Prozesse innerhalb der Verwaltung konzentrieren.
Willem: „Die Zusammenarbeit verläuft zufriedenstellend. Es gibt regelmäßige Updates, die ausgiebig getestet werden. Der Zeitplan für diese Aktualisierungen wird rechtzeitig bekannt gegeben. Jeder sieht die Vorteile der digitalen Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen“. Auch SmartScan funktioniert zufriedenstellend: „Die meisten Rechnungen werden gut erkannt. Nur die XML-Dateien werden noch nicht immer richtig erkannt. Unsere oft kleineren Lieferanten und ich wissen noch nicht immer, wo die Lösung liegt. Wir können also noch weiter optimieren, indem wir an den Erkennungspunkten arbeiten. Auf diese Weise werden auch die XML-Dateien unserer Lieferanten besser verarbeitet. Das ultimative Ziel ist die höchstmögliche Erkennungsrate“.
Willem fasst zusammen: „Die Software von ISPnext hat unserer Finanzabteilung definitiv Effizienzgewinne gebracht. Es ist weniger Papier im Umlauf und wir verarbeiten mehr Rechnungen mit weniger Kapazität. Wir sind sehr zufrieden mit der Anwendung und werden sie auch in den kommenden Jahren weiter nutzen. Die Anwendung wird auch für unsere Niederlassung in Belgien implementiert.“

B&G Hekwerk entwickelt seit 1963 Zäune und Tore in den eigenen Produktionsanlagen. Zäune und Tore sind überall erhältlich. Die von B&G werden aber in den eigenen Produktionsanlagen hergestellt und sind von höchster Qualität. Mit B&G bekommen die Kunden ein Rundum-Sorglos-Paket – vom Bestellservice über die Installation bis hin zu Service und Wartung.