Zugängliche Rechnungsströme bei B&G Hekwerk

Train de trainer

Willem Andree, Controller bei B&G Hekwerk, unterstützt seine Kollegen bei der korrekten Abwicklung von Rechnungen. Darüber hinaus verwaltet er als Administrator die Einrichtung von ISP-Invoice. Willem berichtet über den Einführungsprozess mit ISPnext: „Nach einer Demo und dem Referenzbesuch bei einem anderen Kunden von ISPnext waren wir überzeugt, ins Geschäft zu kommen.“ Willem hat die kurze Durchlaufzeit von etwas mehr als drei Monaten als sehr positiv empfunden. Er erklärt, wie das Ganze ablief: „Wir begannen mit einem Kick-Off, damit alle auf dem gleichen Stand sind. So konnten wir unsere Wünsche und das, was für die Einrichtung von ISP-Invoice notwendig war, vermitteln. Dann hatten wir intern eine Testphase an vier Trainingstagen in einem Zeitraum von vier Wochen. Die Trainingstage hatten durch die persönliche Schulung der Mitarbeiter einen positiven Effekt. ‚Bugs‘ wurden so schon vor dem Go-Live direkt beseitigt. Seitdem läuft ISP-Invoice auf unseren Systemen und wir arbeiten jeden Tag damit.“ 

Ewoud Woudenberg, Accountmanager bei ISPnext, erläutert den Einarbeitungsprozess: „Wir arbeiten nach dem Konzept ‚Train the Trainer‘. Wenn Willem die benötigten Informationen vermittelt werden, kann er so selbstständig wie möglich arbeiten. Willem: „Die Einarbeitung durch die Schulung hat gut funktioniert. Die Erklärung für Genehmigende innerhalb des Unternehmens zur Genehmigung von Rechnungen erfolgte intern über kurze Meetings. Der Einsatz war sowohl bei B&G als auch bei ISPnext sehr hoch.“ Ewoud: „Selbstverständlich steht das Support-Team hinter den Kulissen bereit, um Willem zu helfen.“ 

Willem: „Die Rechnungsbearbeitung erfolgt ab sofort vollständig digital. Der Genehmigungsprozess ist so konzipiert, dass die Rechnung über ISP-Invoice digital an die richtige Person weitergeleitet wird. Wir haben stets einen Blick darauf, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. So haben wir einen Effizienzgewinn erzielt und konzentrieren uns jetzt auf andere Prozesse in der Verwaltung.“ 

Willem: „Die Zusammenarbeit verläuft zufriedenstellend. Regelmäßig gibt es Updates, die gründlich getestet werden. Wir werden im Vorfeld umfassend informiert, wenn diese Updates durchgeführt werden. Jeder erkennt die Vorteile der digitalen Verarbeitung und Genehmigung von Rechnungen.“ Auch das SmartScan-Modul funktioniert zu unserer Zufriedenheit: „Die meisten Rechnungen werden gut erkannt. Nur bei den XML-Dateien hakt es noch ein wenig. Unsere oft kleineren Lieferanten und ich wissen noch nicht genau, wie wir das lösen können. Wir können ISP-Invoice also noch weiter optimieren, indem wir an den Erkennungspunkten arbeiten. So werden auch die XML-Dateien unserer Lieferanten besser verarbeitet. Das letztendliche Ziel ist eine möglichst hohe Erkennungsquote.“ 

Willem schließt ab: „Die Software von ISPnext hat zweifelsohne für einen Effizienzgewinn in unserer Finanzabteilung gesorgt. Es ist weniger Papier im Umlauf und wir verarbeiten mehr Rechnungen mit weniger Aufwand. Wir sind sehr zufrieden mit ISP-Invoice und werden es auch in Zukunft weiterhin nutzen. Die Anwendung wird auch in unserer Niederlassung in Belgien implementiert.“