Optimierung des Beschaffungsprozesses: Warum jetzt?

Procurement, auch Einkauf oder Beschaffungsprozess genannt, umfasst alle Aktivitäten rund um die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind. Sie geht über den Einkauf hinaus: Es geht um das strategische Management von Lieferanten, Verträgen und Budgets.

Für Unternehmen ist es entscheidend, dass diese Prozesse effizient ablaufen. Ganz gleich, ob Sie als Beschaffungsmanager mehr Struktur schaffen wollen oder als CPO maximale Kontrolle über die Ausgaben anstreben: Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Beschaffung in den Griff zu bekommen.

Den Beschaffungsprozess zu optimieren bedeutet, ihn so effizient, transparent und zuverlässig wie möglich zu gestalten. Das bedeutet weniger manuelle Eingriffe, weniger Fehler und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und mit Lieferanten. „Sobald man Beschaffungsdaten zentral zur Verfügung stellt, ergeben sich Erkenntnisse, auf die man wirklich Einfluss nehmen kann“, sagt Sander Veenstra, Produktmanager bei ISPnext. „Das macht Procurement zu einem strategischen Werkzeug.“

• Kosteneinsparungen: Durch die Verringerung von Fehlkäufen und die Erzielung günstigerer Vertragsbedingungen.
• Schnellere Durchlaufzeiten: Dank der Automatisierung und des Einsatzes von Beschaffungssoftware können Genehmigungen und Rechnungen viel schneller bearbeitet werden.
• Bessere Compliance: Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften wird einfacher, z. B. die CSRD-Berichtspflicht.
• Datengesteuertes Arbeiten: Eine Source-to-Pay-Plattform schafft eine einzige Wahrheit über alle Beschaffungsdaten.
• Nachhaltigere Lieferkette: Sie können Lieferanten auf ESG-Kriterien prüfen und Nachhaltigkeitsziele in Ihre Beschaffungsstrategie integrieren.

• Bedarfsanalyse: Interne Signalisierung des Beschaffungsbedarfs.
• Lieferantenauswahl: Kriterien wie Nachhaltigkeit, Zuverlässigkeit und Preis sind ausschlaggebend.
• Vertragsmanagement: Klare Vereinbarungen über Lieferung, Preis und Servicelevel.
• Bestellung und Empfang: Prozesse über E-Procurement-Tools digitalisieren.
• Rechnungsbearbeitung: Automatischer Abgleich von Rechnung, Bestellung und Beleg.
• Überwachung und Berichterstattung: Einblicke in KPIs und Lieferantenleistung.

Eine erfolgreiche Umsetzung beginnt mit einer klaren Vision. Legen Sie fest, was Sie als Unternehmen erreichen wollen, und bestimmen Sie dann, wo Sie die größte Wirkung erzielen können. Beginnen Sie z. B. mit der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung oder des Vertragsmanagements.

Sorgen Sie außerdem für Unterstützung. Beziehen Sie Schlüsselpersonen wie die Finanzabteilung, die Rechtsabteilung, die IT-Abteilung und natürlich den Procurement Manager ein.

„Optimierung ist keine IT-Party. Das Unternehmen muss sie verstehen, wollen und nutzen“, sagt Sander. „Nur dann werden Sie strukturelle Fortschritte machen.“ Wählen Sie vorzugsweise eine Lösung, die sich in Ihr bestehendes ERP-System integrieren lässt und auf andere Abteilungen oder Länder skalierbar ist.

Ist Ihr Organisationen bereit für den nächsten Schritt in Richtung digitale Reife? Durch die Optimierung Ihres Beschaffungsprozesses schaffen Sie nicht nur Effizienz, sondern auch einen Mehrwert. Für jetzt und für die Zukunft.

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